Shiften en payroll opvolgen via je smartphone: efficiëntere personeelsplanning in één app
De tijd van prikklokken, papieren werkroosters en eindeloze Excel-bestanden ligt achter ons. Dankzij moderne software voor tijdregistratie kunnen bedrijven vandaag hun shiften plannen, werkuren opvolgen en payroll beheren. Allemaal eenvoudig via hun smartphone. Bij Umeris is dat nu al mogelijk via de mobiele website, die speciaal is ontworpen om personeelsbeheer ook onderweg vlot te laten verlopen. Daarnaast werken we aan een volledig nieuwe mobiele app, waarmee bedrijven binnenkort nog sneller en intuïtiever hun personeelsplanning en loonverwerking kunnen beheren. In deze blog ontdek je hoe slimme personeelsplanning software het dagelijks beheer van medewerkers vereenvoudigt. Via de mobiele site kunnen alle medewerkers eenvoudig in- en uitklokken, afwezigheden registreren en hun verlofdagen goedkeuren, terwijl HR realtime inzicht krijgt in de gewerkte uren en loonkosten. Of je nu werkt met flexibel personeel, tijdelijke krachten of vaste teamleden: een goed digitaal systeem verhoogt de efficiëntie, beperkt administratief werk en zorgt voor meer transparantie. In dit artikel lees je hoe moderne tools zoals die Umeris Payroll helpen om je personeelsbeheer te stroomlijnen, fouten te voorkomen en tijd te besparen. Alles gewoon vanaf je smartphone of tablet. Waarom shiften en payroll opvolgen via smartphone steeds belangrijker wordt Steeds meer bedrijven stappen over op digitale tools om hun personeelsbeheer te vereenvoudigen. Het handmatig bijhouden van werktijden, werkuren en loonverwerking kost niet alleen tijd, maar verhoogt ook de kans op fouten. Door te werken met moderne software voor tijdregistratie wordt dat proces eenvoudiger, sneller en betrouwbaarder. In sectoren met flexibel personeel of tijdelijke krachten is het bijhouden van shifts vaak een uitdaging. Medewerkers werken op wisselende momenten, soms in verschillende vestigingen, en dat maakt het overzicht behouden lastig. Dankzij mobiele technologie kunnen alle medewerkers nu zelf hun in- en uitklokken beheren, hun afwezigheden registreren en zelfs hun verlofdagen aanvragen, rechtstreeks via hun smartphone. Deze vorm van digitalisatie maakt niet alleen het HR-werk lichter, maar verhoogt ook de transparantie tussen werknemers en werkgevers. Iedereen beschikt over dezelfde realtime-informatie, waardoor fouten in de tijdregistratie of loonverwerking tot het verleden behoren. Hoe moderne software personeelsplanning en tijdregistratie vereenvoudigt Een goed systeem combineert personeelsplanning en tijdregistratie in één overzichtelijk geheel. Zo zie je in één oogopslag wie aan het werk is, wie afwezig is en hoeveel uren er zijn geregistreerd. Moderne personeelsplanning software biedt daarbij functionaliteiten zoals automatische urenregistratie, overzicht van loonkosten en integratie met payroll. Umeris werkt vandaag al met een mobiele website waarop HR-afdelingen en teamleiders hun planningen kunnen beheren en gewerkte uren opvolgen. Binnenkort wordt dat nog makkelijker met de nieuwe mobiele app, die dezelfde functionaliteiten in een intuïtieve interface bundelt. Zo kun je je administratieve taken snel en eenvoudig uitvoeren, waar je ook bent. Deze aanpak vereenvoudigt niet alleen de dagelijkse opvolging, maar verhoogt ook de efficiëntie van het hele personeelsbeheer. Minder papierwerk betekent meer focus op de productiviteit en het welzijn van jouw personeel. Wat zijn de voordelen van digitale tijdregistratie? Digitale tijdregistratie biedt tal van voordelen voor bedrijven die hun personeelsbeheer willen moderniseren. In plaats van handmatige invoer via Excel of een prikklok, worden de gewerkte uren automatisch geregistreerd in een online tool. Zo heb je altijd een up-to-date overzicht van wie aanwezig is, hoeveel uren er zijn gewerkt en waar eventuele afwezigheden zijn ingepland. Met software voor tijdregistratie worden werkuren en pauzes automatisch bijgehouden, wat zorgt voor meer nauwkeurigheid en minder administratief werk. Ook de naleving van arbeidsregels wordt eenvoudiger: alle gegevens zijn digitaal vastgelegd en makkelijk te raadplegen bij controles of berekeningen van loonkosten. Bovendien verhoogt digitale tijdregistratie de transparantie binnen het team. Zowel werkgevers als werknemers hebben toegang tot dezelfde gegevens, wat de communicatie vereenvoudigt en fouten in de loonverwerking voorkomt. Hoe werkt in- en uitklokken via smartphone in de praktijk? Het in- en uitklokken via smartphone maakt tijdregistratie gebruiksvriendelijk en efficiënt. Medewerkers kunnen via de mobiele website of binnenkort via de nieuwe app eenvoudig in- en uitklokken, zelfs wanneer ze op verschillende locaties werken. De software registreert automatisch het aantal gewerkte uren en stuurt deze informatie door naar de payroll. Veel bedrijven gebruiken vandaag een digitale oplossing waarbij medewerkers via een QR-code of terminal kunnen klokken. Zo weet HR altijd precies wie aanwezig is, zonder papieren registratie of manuele invoer. De gegevens zijn bovendien onmiddellijk zichtbaar, waardoor je realtime kunt opvolgen of alle shifts correct zijn ingevuld. Deze manier van werken zorgt voor minder kans op fouten en een snellere loonverwerking aan het einde van de maand. Dankzij de koppeling tussen personeelsplanning en tijdregistratie heb je als werkgever altijd een betrouwbaar overzicht van werktijden en afwezigheden. Hoe mobiele tijdregistratie helpt bij payrollverwerking Een groot voordeel van mobiele tijdregistratie is dat alle geregistreerde gegevens automatisch gekoppeld worden aan de payroll. De gewerkte uren worden meteen doorgestuurd naar de loonverwerking, waardoor handmatige berekeningen overbodig worden. Dat bespaart niet alleen tijd, maar vermindert ook de kans op fouten bij het berekenen van lonen, toeslagen en maaltijdcheques. Wanneer medewerkers via hun smartphone inklokken, worden de gegevens in realtime opgeslagen. HR-afdelingen kunnen zo eenvoudig controleren of alle werktijden correct zijn geregistreerd en snel eventuele afwijkingen goedkeuren. Deze automatische koppeling tussen tijdregistratie en payroll zorgt voor een vlottere loonverwerking en een nauwkeurig overzicht van de totale loonkosten. Voor bedrijven die werken met flexibel personeel of tijdelijke krachten is dit een enorme efficiëntiewinst. De administratie wordt vereenvoudigd, fouten worden voorkomen en de loonuitbetaling verloopt sneller en betrouwbaarder. Welke functionaliteiten zijn onmisbaar in moderne personeelsplanning software? Goede personeelsplanning software bevat meer dan alleen een overzicht van roosters. De beste systemen combineren planning, tijdregistratie en payroll in één centrale omgeving. Belangrijke functionaliteiten zijn onder meer automatische urenregistratie, realtime updates van afwezigheden en het kunnen inplannen van shifts op basis van beschikbaarheid. Daarnaast mag een gebruiksvriendelijke interface niet ontbreken. Zowel HR-medewerkers als teamleiders moeten eenvoudig planningen kunnen aanpassen, medewerkers kunnen inplannen en afwezigheden beheren. Ook een koppeling met sociaal secretariaat en dimona-aangifte is essentieel voor bedrijven die de administratie volledig willen digitaliseren. Bij Umeris Payroll worden al deze functionaliteiten geïntegreerd in één overzichtelijk systeem. Zo beschik je over een complete oplossing voor het beheer van personeel, loonverwerking en werktijden, waarmee je administratieve taken efficiënt kunt stroomlijnen.
Tijdelijk medewerkers nodig? Dit zijn je opties voor flexibele en tijdelijke werkkrachten
Tijdelijke medewerkers nodig? Dit zijn je opties voor flexibele en tijdelijke werkkrachten Heb je extra handen nodig in je bedrijf, maar wil je niet vastzitten aan een langdurig contract? Dan zijn er verschillende manieren om tijdelijke krachten in te schakelen. Afhankelijk van jouw situatie kun je kiezen voor een uitzendkracht, freelancer of een tijdelijke werknemer met een contract van bepaalde duur. Maar wat is precies het verschil tussen deze vormen van tewerkstelling? En welke optie past het beste bij jouw organisatie? Umeris Payroll zorgt ervoor dat de contracten en loonverwerking van jouw tijdelijke medewerkers correct en efficiënt verlopen, volledig digitaal en volgens de geldende wetgeving. Tijdelijke werknemers: contract van bepaalde duur met zekerheid Tijdelijke werknemers zijn medewerkers die je tewerkstelt met een arbeidsovereenkomst van bepaalde duur of voor een specifieke periode binnen je organisatie. Ze bieden de nodige flexibiliteit om op korte termijn te schakelen, terwijl ze toch dezelfde sociale rechten genieten als je vaste medewerkers. Wanneer kiezen? Een tijdelijke werknemer is de ideale oplossing wanneer je: vervanging zoekt tijdens afwezigheden zoals zwangerschapsverlof of ouderschapsverlof, tijdelijk extra ondersteuning nodig hebt in drukke periodes of bij specifieke projecten, of liever werkt met iemand die wat meer betrokken is dan een uitzendkracht of freelancer. Voordelen Volledige sociale bescherming: inclusief vakantiegeld, ziekte en pensioenrechten Meer binding met het team en meer continuïteit Geschikt voor langere tijdelijke opdrachten met duidelijke looptijd Met Umeris Payroll stel je deze tijdelijke contracten eenvoudig en volledig digitaal op. Wij zorgen voor de correcte Dimona-aangifte, loonberekening en opvolging, zodat jouw tijdelijke medewerkers altijd juridisch in orde zijn, zonder extra administratieve last. Interimmers: flexibel en zorgeloos Interimmers zijn tijdelijke werkkrachten die je via een uitzendkantoor of uitzendbureau inschakelt. Ze zijn juridisch in dienst bij dat bureau, niet bij jouw organisatie, maar worden volledig inzetbaar gemaakt binnen je team. Deze vorm van tijdelijke tewerkstelling biedt maximale flexibiliteit wanneer je tijdelijk personeel nodig hebt, zonder zelf een arbeidsovereenkomst of loonadministratie te beheren. Wanneer kiezen? Een interimmer is ideaal wanneer je snel wilt schakelen wanneer dat nodig is. Denk aan piekmomenten rond het eindejaar, seizoensdrukte of het vervangen van een afwezige collega. Ook bij tijdelijke ondersteuning voor specifieke projecten of strakke deadlines is uitzendarbeid een efficiënte oplossing. Deze tijdelijke arbeidskrachten worden aangeworven op een tijdelijke basis via het uitzendbureau, vaak met een contract van bepaalde duur dat automatisch eindigt op een vooraf bepaalde einddatum. Je hoeft dus geen vast contract aan te gaan of rekening te houden met een opzegtermijn. Voordelen Het uitzendkantoor regelt alles: loon, RSZ, contracten en administratie Jij behoudt enkel de operationele aansturing en controle over de werktijden Geen juridisch werkgeverschap betekent minder risico en een kostenbesparende werking Ideaal voor bedrijven die tijdelijk extra personeel of nieuw talent willen inzetten zonder vaste aanwerving Daarnaast krijg je toegang tot een breed aanbod van specialistische profielen, flexi-jobbers, jobstudenten en andere soorten tijdelijke medewerkers. Zo kun je snel de juiste persoon vinden, afhankelijk van welke competenties je nodig hebt en hoeveel uren iemand beschikbaar is. Met Umeris Payroll verwerk je de gegevens van interimmers foutloos en volgens de regels, volledig digitaal en binnen enkele klikken. Zo blijft je personeelsbestand overzichtelijk, je productiviteit hoog en je administratie minimaal. Een proactieve en flexibele manier om elk project of bepaalde periode vlot af te ronden, perfect wanneer je geen mensen vast in dienst wilt nemen, maar wel tijdelijke diensten wilt aanbieden en efficiënt wilt inspelen op de noden van je organisatie. Freelancers: zelfstandige specialisten met expertise Freelancers zijn zelfstandigen die je inschakelt voor een duidelijk afgebakend project of een tijdelijk samenwerkingsverband. Ze werken zonder arbeidsovereenkomst en factureren rechtstreeks hun prestaties. Deze manier van werken biedt bedrijven de kans om snel te beschikken over extra expertise zonder vaste loonkost of langdurige verplichtingen. Wanneer kiezen? Een freelancer is ideaal wanneer je voor een korte bepaalde periode nood hebt aan specialistische kennis of tijdelijke ondersteuning. Denk aan een nieuw IT-systeem, een marketingcampagne of grafisch ontwerp. Omdat een freelancer buiten je personeelskader werkt, hoef je geen rekrutering te voeren of iemand vast in dienst te nemen. De samenwerking eindigt automatisch zodra het project is afgerond. Deze vorm van tijdelijke tewerkstelling is bijzonder interessant wanneer flexibiliteit en snelheid belangrijk zijn. Je kiest zelf met wie je samenwerkt, en de samenwerking kan letterlijk binnen enkele dagen van start gaan, zonder complexe onboarding of langdurige procedures. Voordelen Geen RSZ of loonadministratie: de freelancer factureert zijn diensten rechtstreeks Volledige vrijheid in samenwerking en outsourcing Perfect voor korte opdrachten in IT, marketing, ontwerp of consultancy Een flexibele manier om diensten aan te bieden aan klanten zonder extra druk op je vast personeel Toch zijn er enkele aandachtspunten: maak altijd duidelijke afspraken over tarieven, levertermijnen en rechten. Leg alles vast in een duidelijke overeenkomst zodat de samenwerking contractueel eindigt automatisch op een vooraf bepaalde datum. Freelancers vormen zo een interessante aanvulling op je vaste werknemers en kunnen tijdelijk een cruciale rol spelen in de productiviteit van je organisatie. Of je nu kiest voor uitzendwerk, samenwerking met een detacheringsbureau of rechtstreekse freelance-opdracht, het belangrijkste is dat je vooraf goed bepaalt welke verschillende opties het beste passen bij jouw bedrijf en de aard van het project. Tijdelijk personeel kiezen: welke optie past bij jouw organisatie? Er bestaan verschillende soorten tijdelijke tewerkstelling, elk met hun eigen voor- en nadelen. De juiste keuze hangt volledig af van wat je bedrijf nodig heeft en hoeveel flexibiliteit je zoekt. Wil je zekerheid en bescherming voor je tijdelijke kracht? → Kies dan voor een tijdelijke werknemer met een contract van bepaalde duur. Heb je snel extra hulp nodig zonder administratieve lasten? → Dan is een interimmer of uitzendkracht de beste oplossing. Zoek je specifieke kennis of expertise zonder langdurige verplichtingen? → Dan is een freelancer ideaal voor kortstondig tijdelijk werk of een duidelijk afgebakend project. Welke keuze je ook maakt, Umeris Payroll zorgt ervoor dat de bijhorende tijdelijke contracten correct, snel en wettelijk in orde zijn. Zo kun jij je focussen op de aanwerving van het juiste talent, en wij doen de rest.
Hebben studenten en flexi-jobs recht op een eindejaarspremie / 13de maand?
Hebben studenten en flexi-jobs recht op een eindejaarspremie / 13de maand? Veel werkgevers vragen zich rond het einde van het jaar af of een jobstudent, flexi of uitzendkracht recht heeft op een eindejaarspremie. In 2025 gelden er opnieuw duidelijke voorwaarden per cao en sector. In dit artikel leggen we het helder uit op een niet-juridische manier, zodat je dit heel concreet kan toepassen in je payroll en contracten. Zeker als je met tijdelijke contracten werkt, is dit een onderwerp dat jaarlijks opnieuw terugkomt. Hoeveel bedraagt de premie? Hoeveel de premie bedraagt hangt af van sectoren, cao-afspraken en of er een sociaal fonds tussenkomt. In sectoren waar de 13de maand sectoraal bepaald is, wordt het bedrag van de eindejaarspremie berekend op basis van het loon (soms brutoloon). De berekening van het bedrag hangt dus af van het pc en de referteperiode. Hebben alle werknemers recht op een eindejaarspremie? Nee, niet “alle werknemers” hebben automatisch recht op een eindejaarspremie. Recht op een eindejaarspremie is alleen vastgelegd wanneer dit toegekend wordt in een collectieve arbeidsovereenkomst of in een arbeidsreglement. Sommige sectoren hebben een volledig gewaarborgd loonprincipe, maar dit geldt zeker niet overal. Bestaat een 13de maand voor een jobstudent? Een jobstudent heeft normaal geen klassieke dertiende maand. Er is geen PC die dit voorziet. Studenten komen dus normaal niet in aanmerking voor een eindejaarspremie. Studenten vallen in een apart stelsel met lagere RSZ, minder extralegale voordelen en geen gegarandeerde premies. Heeft een flexi recht op een eindejaarspremie? Een flexi krijgt ook geen standaard 13de maand. Recht op een eindejaarspremie bestaat in de praktijk niet voor flexi’s, tenzij een werkgever dit vrijwillig extralegaal zou uitbetalen, maar dat is zeldzaam. Sectoren waar flexi’s actief zijn, hebben dit quasi altijd uitgesloten. Hoe werkt het sociaal fonds en wie betaalt eigenlijk? Bij uitzendkrachten werkt het anders. Voor hen bestaat een sociaal fonds voor de uitzendkrachten. Dat fonds beheert de premies, het premiedocument en de uitbetaling. De klant-werkgever betaalt de 13de maand dus niet rechtstreeks. Dit wordt gecentraliseerd. Hierdoor is het systeem administratief eenduidig en juridisch correct. Wanneer komt een uitzendkracht in aanmerking voor een eindejaarspremie? Een uitzendkracht heeft recht op een eindejaarspremie wanneer hij voldoende gewerkt heeft tijdens de referteperiode van 1 juli 2024 tot 30 juni 2025. Dit is bindend via de collectieve arbeidsovereenkomst. Er moet dus voldoende gewerkte dagen/uren opgebouwd zijn. Hoeveel krijg je en hoe gebeurt de berekening? De berekening voor uitzendkrachten wordt sectoraal bepaald. Je moet voldoende gewerkte dagen hebben: 65 dagen of 494 uren om in aanmerking te komen. Dagen van arbeidsongeval en bepaalde dagen na het contract kunnen mee in de berekening tellen, afhankelijk van het pc. Hoe zit het met 65 dagen of 494 uur in 2025? In 2025 blijft de regel identiek: minstens 65 dagen of 494 uur gewerkt in de periode 1 juli 2024 tot 30 juni 2025. Dit wordt gezien als de harde grens om toegekend te kunnen worden. Voor de meeste sectoren is dit objectief en juridisch duidelijk genoeg. Wie krijgt een premiedocument en wanneer wordt dit uitbetaald? Het premiedocument wordt door het fonds opgemaakt in de maand december. De uitbetaling gebeurt eind december, op het einde van het jaar, rechtstreeks door het fonds. Niet via de klant-werkgever, geen vakbond nodig als tussenkanaal. Wat betekent dit concreet voor werkgevers die met Umeris Payroll werken? Umeris zorgt ervoor dat de contracten correct aansluiten op het paritair comité en dat voorwaarden zoals de referteperiode, sectorspecifieke regels, extralegale premies en gewaarborgd loon automatisch correct worden toegepast. Werkgevers hoeven dus niet zelf uit te zoeken of iemand recht heeft op een eindejaarspremie, de regels worden automatisch juist toegepast per stelsel.
Wat is een paritair comité en hoe werkt het in België? Uitleg over de bepaling van het bevoegd paritair comité en collectieve arbeidsovereenkomsten
Het paritair comité is een ingewikkeld en vaak een van de minst begrepen onderdelen van het Belgische arbeidsrecht. Vooral als het om loon- en arbeidsvoorwaarden gaat. Tegelijkertijd is het ook erg belangrijk: elk Belgisch bedrijf in de privésector behoort namelijk tot een bepaald paritair comité. Dat betekent ook dat je je als werkgever aan de specifieke regelgeving van dat comité moet houden. Maar hoe weet je eigenlijk tot welk paritair comité je als bedrijf behoort? In dit artikel leggen we stap voor stap alles uit wat je moet weten over paritaire comités. We gaan in op de bepaling van het bevoegd paritair comité, maar ook op de gevolgen daarvan voor jouw werknemers, het loonbeleid en de arbeidsvoorwaarden. Daarnaast bespreken we de rol van de Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid (FOD) en het sociaal overleg tussen werkgevers en werknemersorganisaties. Wil je hier meer over weten? Lees dan zeker verder en krijg meer inzicht in het systeem van de verschillende paritaire comités. Of je nu verantwoordelijk bent voor HR binnen je bedrijf, een werkgever bent of een zelfstandige die personeel aanwerft, dit artikel zal je ongetwijfeld helpen! Wat doen paritaire comités precies? Een paritair comité is het officiële overlegorgaan waarin werkgevers en werknemersorganisaties binnen een bepaalde sector afspraken maken over de loon- en arbeidsvoorwaarden. Dit overleg, het zogenaamde sociaal overleg, resulteert in collectieve arbeidsovereenkomsten (cao’s) die juridisch bindend zijn voor alle ondernemingen die tot dat bepaald paritair comité behoren. In de praktijk beslist een paritair comité over onder meer: minimumlonen en loonschalen; indexering en barema’s per functiecategorie; arbeidsduur, rustpauzes en overuren; toeslagen voor nacht-, weekend- of feestdagenwerk; toekenning van voordelen zoals ecocheques, maaltijdcheques en opleidingsrechten; regels rond vakantie, feestdagen en opzegtermijnen; bijdragen aan sectorale fondsen en sociale bijdragen; procedures bij ontslag of herstructurering. Alle gemaakte afspraken worden vastgelegd in een collectieve arbeidsovereenkomst. Die is bindend: als werkgever kun je niet kiezen om een cao niet toe te passen zodra jouw onderneming tot een paritair comité behoort. De regelgeving verschilt sterk per sector. Zo valt een bakkerij bijvoorbeeld onder een ander paritair comité (zoals PC 118 voor de voedingsindustrie) dan een transportbedrijf (PC 140). Daarom is het cruciaal om de bepaling van het bevoegd paritair comité correct uit te voeren en na te gaan welke cao’s van toepassing zijn binnen jouw activiteit. Hoe zijn paritaire comités georganiseerd? België telt sinds 1 januari 2025 164 paritaire comités, elk met een eigen nummer, sectoromschrijving en bevoegdheidsgebied. Elk paritair comité vertegenwoordigt een specifieke sector in de privésector, waarin werkgevers en werknemersorganisaties afspraken maken over collectieve arbeidsovereenkomsten (cao’s) en arbeidsvoorwaarden. Enkele bekende voorbeelden van paritaire comités zijn: PC 302:** Horeca PC 140.05:** Verhuissector PC 307:** Makelaars en verzekeringsagenten PC 109:** Metaalindustrie PC 311:** Groothandel PC 200:** Aanvullend nationaal paritair comité voor de bedienden Daarnaast bestaan er ook paritaire subcomités, bijvoorbeeld 140.01 tot 140.05, die nog specifiekere subsectoren binnen één bredere sector vertegenwoordigen. Zo wordt de bepaling van het bevoegd paritair comité altijd zo nauwkeurig mogelijk afgestemd op de economische activiteit van een onderneming. Waarom is de vaststelling van het juiste paritair comité belangrijk? Vaststellen onder welk paritair comité jouw bedrijf valt, is erg belangrijk. Als werkgever moet je je namelijk houden aan de wettelijke regels en cao’s die binnen dat comité van toepassing zijn. Concreet houdt dit onder andere in: \- het correcte minimumloon en de sectorale loonbarema’s toe te passen; \- de cao’s van het bevoegde paritair comité te respecteren; \- Dimona-aangiften in te dienen met het juiste PC-nummer; \- arbeidsovereenkomsten en bijlagen volgens de geldende sectorregels op te stellen; \- de juiste premies, toeslagen en voordelen toe te kennen aan je personeel. Een verkeerde indeling onder een paritair comité kan leiden tot RSZ-correcties, looneisen of administratieve sancties. De inspectiediensten controleren dit actief. Werknemers kunnen bovendien achteraf loonvorderingen indienen als blijkt dat ze onder een ander, beter betaald PC vallen. Een correcte bepaling van het bevoegd paritair comité voorkomt dus geschillen, juridische complicaties en financiële risico’s. Hoe bepaal je welk paritair comité voor jou van toepassing is? \- Bepaal de kernactiviteit van je onderneming, zo weet je tot welk paritair comité je behoort. \- Controleer je NACE-code in de KBO en vraag advies aan je sociaal secretariaat of de FOD Werkgelegenheid (via coa@werk.belgie.be). De juiste bepaling van het bevoegd paritair comité hangt af van je sector en het type van arbeidsovereenkomst. Bijvoorbeeld het paritair comité voor bedienden geldt voor administratief personeel, maar in sommige sectoren of bij verschillende paritaire comités kunnen ook subcomités of ander PC van toepassing zijn. De algemene directie van de collectieve arbeidsbetrekkingen ziet toe op de bevoegdheid van de paritaire comités en het toezicht op de sociale wetten. Raadpleeg de site van de FOD of je sociaal secretariaat betreft om het juiste bevoegd paritair comité te onderneming te kennen. Hoe zit het als je met interims, flexi-jobbers of studenten werkt? Voor studenten en flexi-jobbers bestaat er geen apart paritair comité. Zij vallen onder het paritair comité van de sector waarin ze op dat moment werken. Voor interimarbeid (uitzendkrachten) geldt in principe het PC 322, maar dit comité is vooral administratief: de uitzendkrachten volgen de loon- en arbeidsvoorwaarden van het paritair comité van de gebruiker (het bedrijf waar ze effectief werken). Wat moet je doen als werkgever zodra de CAO verandert? Als werkgever ben je in deze situatie verplicht om de wijzigingen onmiddellijk door te voeren en deze zelf toe te passen. Dit moet je goed in de gaten houden want COA’s kunnen regelmatig veranderen. Denk aan nieuwe premies, aanpassingen voor pauzes of werkuren. Je kunt dit dus als werkgever voor je eigen bestwil beter goed in de gaten houden om geen boetes of loonvorderingen te riskeren. Waarom zijn er zoveel verschillende paritaire comités Er bestaan inderdaad heel wat verschillende paritaire comités. Maar waarom eigenlijk? Dat komt omdat elke sector met andere werkomstandigheden te maken heeft. Vergelijk bijvoorbeeld iemand die in de bouwsector werkt met iemand die administratief werk doet. Op het vlak van verzekering en veiligheid is dat natuurlijk niet hetzelfde, want in de bouw loop je veel meer risico. Wie in de horeca werkt, ontvangt dan weer extra toeslagen op zon- en feestdagen, terwijl het in sommige andere sectoren zelfs verboden is om in het weekend te werken. Kortom: één uniforme regeling voor alle sectoren is simpelweg niet logisch en niet haalbaar. Veelgestelde vragen (FAQ) ❓ Moet ik altijd het paritair comité op de arbeidsovereenkomst vermelden? Ja, dat is verplicht. Zo weten zowel werkgever als werknemer welke collectieve arbeidsovereenkomst (cao) van toepassing is. ❓ Wie bepaalt welk paritair comité ik moet gebruiken? De RSZ en de paritaire comités zelf. Je sociaal secretariaat of de FOD Werkgelegenheid kan helpen bij de bepaling van het bevoegd paritair comité. ❓ Kan ik kiezen voor PC 200 omdat dat eenvoudiger lijkt? Nee. PC 200 (het Aanvullend Paritair Comité) geldt enkel wanneer je activiteit niet onder een ander bevoegd paritair comité valt. ❓ Hoeveel paritaire comités zijn er in België? Er bestaan sinds 1 januari 2025 164 paritaire comités, elk met hun eigen cao’s en sectorale afspraken. ❓ Wat als ik een verkeerd paritair comité gebruik? Dan riskeer je loonvorderingen van werknemers, RSZ-correcties en zelfs boetes of schadevergoedingen bij inspectie. Hoe helpt Umeris Payroll Bij het inschrijven van een tijdelijke medewerker selecteert Umeris het juiste paritair comité. De software berekent direct het correcte loonbarema volgens de geldende collectieve arbeidsovereenkomsten. Contracten en Dimona-aangiften worden automatisch aangepast aan het gekozen bevoegd paritair comité. Altijd up-to-date met de nieuwste cao-wijzigingen en wettelijke vereisten van de FOD Werkgelegenheid. Klaar om je interimbeheer te vereenvoudigen? Met Umeris Payroll ben je zeker dat elke inschrijving correct, snel en volledig digitaal verloopt, zonder dat je zelf de complexe bepaling van het bevoegd paritair comité hoeft uit te zoeken. ✔ Minder fouten ✔ Automatische Dimona ✔ Sectorale cao’s correct toegepast Ontdek hoe Umeris jouw loonadministratie vereenvoudigt en steeds binnen de juiste bevoegdheid van de paritaire comités houdt.
Hoe doe je een dimona-aangifte voor tijdelijke werknemers en houd je tegelijk je personeelsbestand correct en up-to-date?
Een Dimona-aangifte is de verplichte elektronische melding waarmee de werkgever elke tewerkstelling registreert bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ). Deze onmiddellijke aangifte vormt de basis van de Belgische sociale zekerheid en is essentieel om het personeelsbestand correct en up-to-date te houden. Of het nu gaat om vaste medewerkers, gelegenheidswerknemers, jobstudenten of tijdelijke krachten, elke werkgever moet een Dimona-aangifte doen vóór het beginuur van de eerste werkdag. Een foutieve of laattijdige aangifte kan leiden tot administratieve boetes en problemen bij inspecties. In dit artikel ontdek je algemene informatie en technische informatie over de Dimona-procedure: hoe je via de beveiligde onlinedienst Dimona werkt, welke administratieve instructies je moet volgen en hoe je bij wijzigingen of uitdiensttreding van een werknemer correct blijft handelen. Zo blijft jouw organisatie volledig in orde met de instellingen van de sociale zekerheid en vermijd je stress of sancties bij elke nieuwe tewerkstelling. Wat is Dimona en waarom is het zo belangrijk voor werkgevers? Algemene informatie De term Dimona staat voor Déclaration Immédiate, oftewel onmiddellijke aangifte. Het is het digitale systeem waarmee een werkgever elke indiensttreding en uitdiensttreding van een werknemer moet registreren bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ). Met deze elektronische melding wordt het begin- en einduur van elke tewerkstelling officieel vastgelegd in de dimona-databank. De Dimona-aangifte is verplicht sinds 2003 en geldt voor elke werkgever in België, ongeacht de sector. Of je nu actief bent in de horeca, logistiek, retail of non-profit: voor elke werknemer moet de juiste begindatum en einddatum worden doorgegeven via de onlinedienst Dimona. Het grote voordeel van Dimona? Het waarborgt de sociale rechten van werknemers, maakt controles eenvoudiger en helpt om zwartwerk te voorkomen. Zo blijft je personeelsbestand altijd correcte en up-to-date, volledig in lijn met de instellingen van de sociale zekerheid. Wie moet een Dimona-aangifte doen en wie draagt de verantwoordelijkheid? Een Dimona-aangifte moet worden ingediend door elke werkgever die iemand tewerkstelt, ongeacht of het om vast, tijdelijk of seizoensgebonden werk gaat. Voor vast personeel geldt dat je voor elke nieuwe medewerker een elektronische melding moet doen vóór het beginuur van de eerste werkdag. Ook bij tijdelijke werknemers, gelegenheidswerknemers of flexi-jobbers in sectoren zoals horeca en detailhandel is de Dimona-aangifte verplicht. Daarnaast moet ook voor jobstudenten, zelfs bij een halve dag tewerkstelling, een melding gebeuren. Bij uitzendkrachten dient het interimkantoor altijd de aangifte in, maar jij als opdrachtgever blijft verantwoordelijk om na te gaan of de gegevens kloppen en tijdig werden doorgestuurd. Zelfs bij vervangingscontracten wegens ziekte, ouderschapsverlof of vakantie moet een Dimona worden geregistreerd. De werkgever blijft in alle gevallen de eindverantwoordelijke: controleer dus altijd of de Dimona-aangifte correct is ingediend bij de RSZ en overeenstemt met de effectieve tewerkstelling van je werknemers. Wanneer moet je een Dimona doen via de beveiligde onlinedienst van de RSZ? Een Dimona moet altijd op tijd en correct worden ingediend. Voor elke indiensttreding gebruik je een Dimona IN: meld de nieuwe medewerker vóór hij of zij effectief start. Bij wijzigingen, zoals het verlengen van een contract, het aanpassen van data of een functiewijziging, dien je onmiddellijk een Dimona UPDATE in. Zo blijft je personeelsbestand up-to-date in de dimona-databank. Wanneer een contract eindigt, doe je een Dimona OUT op dezelfde dag van de uitdiensttreding. Vergeet je dit, dan loopt de RSZ verder met fictieve werkdagen. Dat kan leiden tot foutieve berekeningen, hogere bijdragen en zelfs administratieve boetes. Stappenplan voor een correcte Dimona-aangifte Een Dimona-aangifte indienen verloopt via enkele vaste stappen. Eerst log je in op het RSZ-portaal (socialsecurity.be) of via een beveiligde onlinedienst van je sociaal secretariaat of payrollsoftware. Vervolgens kies je het juiste contracttype (studentenarbeid, flexi-job, vervanging …). In de meeste situaties valt een Dimona onder de categorie “Andere”, maar in zeldzame gevallen, zoals gelegenheidsarbeid in de horeca, moet je wel een specifiek PC kiezen. Daarna vul je het rijksregisternummer van de werknemer in, of een BIS-nummer voor buitenlandse werknemers zonder Belgisch nummer. Vermeld de begindatum, einddatum, en bij dagcontracten van flexi-jobbers ook het begin- en einduur. Voor studenten in dat geval gewoon het totaal aantal uren die dag. Selecteer het juiste statuut: STU** voor studenten FLX** voor flexi-jobbers OTH** voor andere tijdelijke contracten Controleer tot slot alle identificatiegegevens zorgvuldig en klik op “verzenden”. Sla het ontvangstbewijs digitaal op als bewijs van een correcte en tijdig uitgevoerde aangifte. Multi-Dimona optie De Multi-Dimona functionaliteit bestaat op de officiële Dimona-website van de RSZ. Hiermee kun je meerdere werknemers tegelijk inschrijven, zolang ze onder hetzelfde statuut vallen. Je kiest de begin- en einddatum, vult bij dagcontracten de werktijden in en geeft vervolgens het rijksregisternummer per werknemer op. Een belangrijke beperking van de Multi-Dimona op de RSZ-website is dat je slechts één type werknemer per inschrijving kunt registreren. Je kunt bijvoorbeeld drie flexi-jobbers of twee studenten samen inschrijven, maar niet beide categorieën in éénzelfde aangifte combineren. In Umeris Payroll verloopt dit een stuk vlotter. Je plant personeel eenvoudig in, ongeacht het statuut, en het systeem helpt je automatisch de juiste Dimona-aangiftes aan te maken. Zo kun je binnen één workflow zowel studenten, flexi-jobbers als andere tijdelijke krachten samen beheren, zonder de beperkingen van de klassieke Multi-Dimona. Best practices voor een foutloze Dimona-flow binnen je personeelsbestand Een foutloze Dimona-flow begint met een goede voorbereiding. Plan vooruit en maak de Dimona al de dag vóór de nieuwe medewerker start. Zo weet je zeker dat de indiensttreding tijdig geregistreerd is bij de RSZ en dat de sociale zekerheid correct op de hoogte is. Koppel je planning aan je payrollsysteem: zo volgt een automatische melding Dimona OUT zodra het einduur of de bepaalde periode is bereikt. Tot slot, archiveer digitaal alle bevestigingen in een beveiligd systeem. De instellingen van de sociale zekerheid kunnen tot vijf jaar terug controle uitvoeren, dus een goed digitaal archief is onmisbaar. Dimona automatiseren? Ontdek de kracht van Umeris Payroll Met Umeris Payroll wordt Dimona een vanzelfsprekend onderdeel van je personeelsprocessen. Het platform voltooit automatisch elke Dimona IN, UPDATE en OUT, zonder dat je zelf handmatig hoeft in te grijpen. Zo wordt elke tewerkstelling foutloos geregistreerd bij de RSZ, volledig in lijn met de Belgische sociale zekerheid. Daarnaast past Umeris meteen de juiste sectorbarema’s, indexaties en paritaire comités toe, bewaart alle bevestigingen veilig in de beveiligde cloud en geeft realtime dashboards van openstaande contracten. Ook houdt het systeem rekening met studentencontingenten, flexi-jobvoorwaarden en eventuele tijdelijke werkloosheid. Zo blijft je personeelsbestand altijd up-to-date, ook tijdens drukke periodes. Conclusie: Dimona doen in één klik Een correcte Dimona-aangifte is de basis van een waterdichte payroll. Door het juiste statuut, paritair comité en tijdige aangiftes te respecteren, vermijd je RSZ-boetes en bescherm je de rechten van je werknemers al voor het moment dat de werknemer begint. Wil jij Dimona foutloos automatiseren? Ontdek hoe Umeris Payroll jouw aangiftes vereenvoudigt en optimaliseert, en ervaar de kracht van één klik voor een volledige, conforme en beveiligde administratie.
De meerwaarde van een goed matchend interimkantoor voor je bedrijf
De meerwaarde van een goed matchend interimkantoor voor je bedrijf Een goed matchend interimkantoor kan voor bedrijven een enorme meerwaarde betekenen. Zeker in een arbeidsmarkt waar flexibiliteit steeds belangrijker wordt, helpt een uitzendkantoor bedrijven sneller te schakelen, een betere selectie te maken en de juiste profielen te vinden voor tijdelijke projecten. In dit artikel ontdek je waarom werken met een interimkantoor zoveel voordelen oplevert, en waarop je als werkgever echt moet letten. Waarom kiezen bedrijven überhaupt voor interimwerk? Veel bedrijven ervaren dat interim vandaag geen “tussenoplossing” meer is, maar een strategische vorm van indienstname. Het geeft flexibiliteit wanneer workloads schommelen, wanneer er nieuwe projecten opduiken of wanneer er nog geen zekerheid is over een directe vaste aanwerving. Interimwerk is een manier om talenten sneller in te zetten op een job, zonder eerst een zware administratieve selectie of langdurig contract aan te gaan. Je krijgt real-life inzicht in vaardigheden, attitude, tempo, communicatie en cultuurfit, wat uiteindelijk ook de groei van een organisatie ondersteunt. Hoe helpt de expertise van een interimkantoor bij het sneller invullen van vacatures? Een interimkantoor heeft expertise in selectie en het matchen van profielen. Ze kennen de arbeidsmarkt, de verschillende sectoren en vaak ook welke vaardigheden passen bij specifieke functies. Hun netwerk van kandidaten is groter dan dat van één bedrijf alleen, en dat zorgt ervoor dat vacatures sneller worden ingevuld. Het kantoor filtert cv’s, test competenties, voert pre-selectiegesprekken en brengt alleen de kandidaten aan tafel die echt een goede match kunnen zijn. Wat is de meerwaarde van een gespecialiseerd uitzendbureau bij projectmatige opdrachten? Voor gespecialiseerde rollen of tijdelijke projecten kan een kantoor met interim management ervaring de inzet van interim managers of een interim-manager regelen. Dat is interessant wanneer het gaat om een korte maar intensieve opdracht, bijvoorbeeld een paar maanden iemand binnenhalen die een verandering in het bedrijf helpt doorvoeren, of tijdelijk iemand inzetten die analyseert of processen goed lopen. Dat levert heel wat voordelen op: je haalt iemand binnen met bewezen ervaring en expertise hij/zij brengt frisse inzichten mee vanuit andere bedrijven je werkt met een duidelijke opdracht, een concreet doel en een afgesproken eindpunt, iedereen weet waar het traject stopt De rol van matching: waarom een goede match cruciaal is Een interimkantoor doet niet gewoon wat cv’s doorsturen. Het draait om matchen. Een goede match tussen profiel, sector, ambities, vaardigheden en opdracht zorgt ervoor dat een kandidaat sneller productief is en langer blijft. En net dat “matchen” maakt dat interimjobs geen “low effort” jobs zijn. Ze zijn vandaag vaak een slimme manier om tijdelijk een medewerker binnen te halen die echt waarde toevoegt. Waar zit de grens tussen uitzendkantoor en administratieve payrollsupport? Een uitzendbureau (of interimbureau) helpt bij selectie, sourcing, vacatures, screening en matching. Payrollsupport focust op iets anders: daar gaat het over het juridisch correct verwerken van tijdelijke contracten, het correct registreren van gegevens en het administratief opvolgen van tewerkstelling. Kort gezegd: matching en selectie: interimkantoor contractadministratie en inschrijving: payrollsupport Veel werkgevers gebruiken beide diensten naast elkaar, en dat is normaal in België. Tips om meer uit een samenwerking met een interimkantoor te halen Hier één heldere tip: wees concreet over je verwachtingen. Dat betekent: duidelijke vacature en duidelijke selectiecriteria heldere communicatie over contractduur, tijdelijke doelstellingen en wat de opdracht precies inhoudt een duidelijk kader rond verwachtingen, begeleiding, feedback en wat “succes” in deze opdracht betekent Dat maakt de samenwerking kostenefficiënt, professioneel en vooral duidelijk voor alle partijen. Belangrijkste dingen om te onthouden werken met een interimkantoor helpt bedrijven sneller te schakelen via interim krijg je sneller toegang tot relevante talenten en vaardigheden voor sommige projecten is interim management zelfs de meest passende oplossing matching is geen detail: het is een professioneel selectieproces Umeris ondersteunt werkgevers administratief bij tijdelijke tewerkstelling. Digitaal, snel en juridisch correct
De verplichtingen van een werkgever voor studentenarbeid: wat houdt werken als jobstudent in?
Tijdens vakantieperiodes, weekends en drukke momenten schakelen veel Belgische werkgevers jobstudenten in. Dat is een slimme en flexibele oplossing om tijdelijke pieken op te vangen, zonder een klassieke arbeidsovereenkomst aan te gaan. Maar wie een jobstudent tewerkstelt, krijgt wel te maken met specifieke regels rond loon, RSZ, uren en het statuut van studentenarbeid. Want ook studentenarbeid is strikt omkaderd door de wet. Denk aan het maximum van 650 uur per jaar, verminderde sociale bijdragen, de studentenovereenkomst en het recht op groeipakket. Eén fout in Dimona of contract kan leiden tot onverwachte kosten of verlies van voordelen voor de student. In dit artikel gaan we je stap voor stap uitleggen wat er komt kijken bij het werken als jobstudent, zowel voor de werkgevers als voor de studenten zelf die willen bijverdienen. Zo kan je jobstudenten correct en zorgeloos inzetten, binnen de juiste wettelijke grenzen. Wat is studentenarbeid en hoe werkt het statuut van jobstudent? Werken als student is een specifieke vorm van tewerkstelling waarbij een student tijdelijk onder een studentenovereenkomst kan werken, met als voordeel dat je minder sociale bijdragen betaalt. Deze vorm van tewerkstelling is ideaal voor studenten die naast hun opleiding nog wat bij willen verdienen en ervaring op willen doen. Dit statuut is anders dan dat van een gewone werknemer en biedt zowel flexibiliteit voor de student als een voordelige regeling voor de werkgever. Wanneer spreekt men over studentenarbeid? Een jobstudent werkt onder een overeenkomst voor tewerkstelling van studenten, en zolang hij binnen zijn contingent van 650 uren per kalenderjaar blijft, betaalt hij slechts verminderde sociale bijdragen (de zogeheten solidariteitsbijdrage). Wat als een student meer werkt dan toegestaan? Zodra een jobstudent meer uren presteert dan het contingent (bijvoorbeeld buiten de 650 uren), wordt hij belast onder de normale sociale bijdragen, net zoals een gewone werknemer. Ook het recht op groeipakket kan dan beïnvloed worden. Samengevat: wat is studentenarbeid? \- Werken met een geldige studentenovereenkomst \- Verminderde sociale bijdragen tot 650 uren per jaar \- Enkel voor studenten die effectief onderwijs volgen \- Buiten het contingent: volle RSZ-bijdragen van toepassing Hoe werken de RSZ-bijdragen voor jobstudenten en studentenarbeid? Een jobstudent geniet van een voordelig fiscaal statuut, zolang hij binnen het wettelijk contingent van studentenarbeid blijft. In plaats van de gewone sociale bijdragen betaalt hij een verlaagde solidariteitsbijdrage, op voorwaarde dat hij niet meer dan 650 uren per kalenderjaar presteert. Deze regeling maakt studentenjobs financieel interessant voor zowel werkgever als student. Verlaagde solidariteitsbijdrage (binnen het contingent) Zolang de student binnen zijn toegekende uren blijft, wordt er slechts een beperkte solidariteitsbijdrage van ongeveer 8% betaald. 2,71% hiervan wordt door de werknemer (de student) betaald en 5,42% door de werkgever. Er worden geen volledige pensioen- of werkloosheidsrechten opgebouwd, maar het nettoloon ligt hoger dan bij een gewone arbeidsovereenkomst. Werkgevers profiteren gelijktijdig van lagere loonkosten. Normale RSZ-bijdragen bij overschrijding van het contingent Van zodra een student zijn maximumuren overschrijdt, worden de prestaties automatisch belast aan de normale sociale bijdragen, net zoals bij een gewone werknemer. Zowel de student als de werkgever betalen dan het volledige RSZ-tarief, wat de totale kost aanzienlijk kan verhogen. Automatische opvolging via Dimona Alle gepresteerde uren worden geregistreerd via Dimona. De RSZ telt deze automatisch op, waardoor elke extra prestatie wordt gecontroleerd. Het is dus essentieel om het contingent nauwgezet op te volgen, om onverwachte bijdragen of verlies van voordelen te vermijden. Wat zijn de loonvoorwaarden voor jobstudenten? Ook bij studentenarbeid gelden de sectorale loonregels. Een jobstudent valt onder hetzelfde paritair comité als andere werknemers in de sector en heeft recht op minstens het sectorale minimumloon. Werkgevers mogen dus nooit onder het vastgelegde barema betalen, zelfs niet met de verminderde sociale bijdragen. Belangrijk om te weten: Het minimumloon voor een student wordt bepaald door het paritair comité** (bijvoorbeeld PC 302 – horeca). Er is geen korting toegestaan op het cao-loon**, enkel op de sociale bijdragen. Leeftijd en statuut kunnen wel invloed hebben op het loon**, afhankelijk van de sector. In sommige sectoren, zoals de horeca (PC 302), mag het loon van een student worden vastgesteld op basis van een lagere looncategorie dan die van een gewone werknemer. Voorbeeld: een student die normaal in categorie 5 zou vallen, mag volgens de sectorale regels uitbetaald worden volgens categorie 3. Daarnaast werken veel sectoren, waaronder PC 302, met jeugdloonpercentages: 15 jaar → 70% van het barema 16 jaar → 80% 17 jaar → 90% 18 jaar → 100% Voorbeeld: Een student in de horeca moet minstens het loon ontvangen dat geldt binnen PC 302, rekening houdend met de juiste leeftijdspercentages en toegestane lagere categorie voor studenten. Wat zijn de Dimona-verplichtingen bij tewerkstelling van een jobstudent? Elke jobstudent moet vooraf worden aangegeven via een Dimona-aangifte, met het specifieke statuut STU. Deze melding aan de RSZ is verplicht voor de start van de werken en moet de exacte begin- en einddatum van de tewerkstelling bevatten. Zonder geldige Dimona is de student juridisch niet in dienst, met risico op sancties bij controle. Essentiële Dimona-regels voor studentenarbeid: \- Gebruik steeds statuut STU bij inschrijving \- Meld tijdig vóór de aanvang van de prestaties \- Noteer correct de start- en einddatum van de overeenkomst Inspectiediensten controleren streng op Dimona bij studentenarbeid. Een ontbrekende of foutieve aangifte kan leiden tot boetes of verlies van het statuut van jobstudent. Tijdige en correcte registratie is dus cruciaal voor een geldige tewerkstelling. Is een arbeidsovereenkomst verplicht voor een jobstudent? Ja. Voor elke jobstudent is een schriftelijke studentenovereenkomst verplicht, en die moet opgesteld worden voor de start van de werken. Dit contract bewijst de geldige tewerkstelling en is essentieel bij eventuele controle door de inspectie of de FOD Werkgelegenheid. Een studentenovereenkomst moet minstens bevatten: Identiteit van werkgever en jobstudent Begindatum en duur van de overeenkomst Uurrooster of concrete tewerkstellingsmodaliteiten Het document moet gedurende de volledige tewerkstelling beschikbaar blijven op de werkplek of digitaal raadpleegbaar zijn. De sociale inspectie kan dit op elk moment opvragen. Zonder arbeidsovereenkomst wordt de student beschouwd als een gewone werknemer, met toepassing van normale sociale bijdragen. Hoe beheer je het contingent van 600 uur bij tewerkstelling van jobstudenten? Jobstudenten mogen 650 uur per kalenderjaar werken aan een verlaagd tarief met verminderde sociale bijdragen. Dit contingent geldt voor de volledige studentenarbeid in België, ongeacht het aantal werkgevers. Het is dus cruciaal dat de werkgever de gepresteerde uren correct registreert via Dimona. Belangrijk bij contingentbeheer: \- Verlaagd tarief enkel binnen de 650 uren per jaar \- Dimona-aangiftes registreren automatisch de uren \- Overschrijding = gewone sociale bijdragen (zoals bij een gewone werknemer) Ook de student draagt verantwoordelijkheid. Via het online platform Student@work kan hij zelf nagaan hoeveel uur per jaar hij nog mag presteren. Een goede afstemming tussen student en werkgever voorkomt onverwachte kosten of herval naar het volledige RSZ-tarief. Welke fouten maken werkgevers vaak bij de tewerkstelling van een jobstudent? Hoewel studentenarbeid flexibiliteit biedt, leidt een verkeerde aanpak snel tot extra kosten of sancties. Veel werkgevers onderschatten de administratieve verplichtingen en gaan ervan uit dat ze bij jobstudenten “minder strikt” zijn dan bij gewone werknemers, wat niet zo is. De regels rond studentenovereenkomst, Dimona en sectorale barema’s blijven volledig van kracht en zijn bij studenten juist nog strikter. Typische fouten bij het inschakelen van jobstudenten: \- Geen studentenovereenkomst opstellen vóór de start \- Verkeerd statuut (STU) gebruiken in de Dimona \- Lonen betalen onder het barema van het paritair comité \- Geen Dimona OUT ingeven bij einde van de tewerkstelling Deze fouten kunnen leiden tot RSZ-correcties, verlies van het statuut van jobstudent en zelfs administratieve boetes die kunnen oplopen tot duizenden euro’s. Correcte tewerkstelling begint altijd met duidelijke contracten, juiste aangiftes en naleving van sectorale regels. Veelgestelde vragen over het tewerkstellen van jobstudenten Moet ik een Dimona ingeven voor elke jobstudent? Ja. Een Dimona-aangifte met het statuut STU is verplicht voor elke studentenjob, zelfs voor één dag of enkele uren. Zonder correcte Dimona riskeert de werkgever RSZ-correcties en het verlies van het studentenstatuut. Toezicht op de sociale wetten controleert hier streng op. Mag ik een student minder betalen dan het sectorale barema? Nee. Studentenarbeid valt onder dezelfde cao’s en paritaire comités als gewone werknemers. Een jobstudent mag nooit onder het minimumloon van het barema betaald worden. Ook maaltijdcheques en andere voordelen moeten correct toegepast worden. In sommige paritaire comités zijn er echter aparte loonbaremas voor studenten, deze dienen dan uiteraard gevolgd te worden. Wie volgt het contingent van 600 uur per kalenderjaar op? De RSZ berekent automatisch alle gepresteerde uren via Dimona. Studenten kunnen hun resterende contingent opvolgen via Student@work. Het is belangrijk dat werkgever en student hierover afstemmen om te vermijden dat ze boven het contingent gaan en de normale sociale bijdragen verschuldigd worden. Kan een student werken als flexi-jobber? Nee. Studenten werken onder het statuut van jobstudent via een studentencontract. Een flexi-job is enkel mogelijk voor wie al een hoofdactiviteit heeft. Het combineren van studentenarbeid en flexi is niet toegestaan. Heeft een jobstudent recht op een proefperiode? Ja. Een studentencontract kan een proefperiode bevatten, meestal beperkt tot drie werkdagen. Dit geeft de werkgever de mogelijkheid na te gaan of de student geschikt is, en laat de nieuwe medewerker toe aan het werkritme te wennen. Bij bepaalde vormen van onderwijs met beperkt leerplan of alternerend leren en werken kunnen andere regels gelden. Verliest een student zijn groeipakket als hij werkt? Niet automatisch. Een student mag werken en toch het recht op het groeipakket behouden, zolang hij onder de voorwaarden blijft. Tussen 18 en 25 jaar moet hij ingeschreven blijven als student en onder het hoofdstatuut van student vallen. Overschrijding van werkuren of te hoge inkomsten kunnen wel gevolgen hebben voor het groeipakket of de fiscale tenlastestatus. Kan een student werken als zelfstandige? Ja, een student kan werken als zelfstandige, maar dan gelden andere regels dan bij studentenarbeid. Hij verliest het statuut van jobstudent en wordt belast volgens het zelfstandigenstelsel. Er zijn bijkomende voorwaarden, bijvoorbeeld wie stage onbezoldigde arbeid verrichten of praktijkervaring via zelfstandige activiteiten wil opdoen, moet vaak voldoen aan regels van de onderwijsinstelling. Mag een student verschillende jobs combineren bij dezelfde werkgever? Ja, maar de uitvoering van de overeenkomst moet duidelijk geregeld zijn. Studenten die werken voor dezelfde werkgever kunnen meerdere opdrachten uitvoeren, zolang de uren correct geregistreerd zijn. Extra uren of verlengingen moeten steeds via een nieuwe Dimona worden aangegeven. Bij overschrijding van het contingent volgt een nieuwe berekening van sociale bijdragen. Hoe beëindig je een studentencontract correct? Een studentencontract stopt niet altijd automatisch. Wie vóór de einddatum wil beëindigen, moet rekening houden met een beperkte opzegperiode of wederzijds akkoord. De overeenkomst beëindigen zonder procedure kan leiden tot conflicten of opmerkingen van toezicht op de sociale wetten. Na de afloop van je studentenjob onmiddellijk bij dezelfde werkgever beginnen, vereist een nieuwe overeenkomst. Hoe helpt Umeris Payroll bij studentenarbeid? \- Automatische toepassing van het juiste paritair comité en statuut in Dimona \- Studentencontracten gegenereerd in één klik, juridisch correct \- Verwerking volgens het juiste baremaloon, zonder risico op onderbetaling \- Automatische berekening van de juiste sociale bijdragen Ontdek hoe Umeris Payroll jouw studentenarbeid eenvoudig, correct en zonder fouten beheert.
Wat is het verschil tussen payroll en een traditioneel contract? Een vergelijking tussen de payrollovereenkomst en andere contractvormen
Wanneer je als werkgever tijdelijke medewerkers inzet, sta je vaak voor een duidelijke keuze: werken via een uitzendovereenkomst (via payrolling), of een arbeidsovereenkomst als traditioneel payroll contract rechtstreeks met de werknemer. Beide contractvormen bieden flexibiliteit, maar hebben uiteenlopende juridische en administratieve gevolgen: denk aan arbeidsvoorwaarden (en welke cao van toepassing is), verantwoordelijkheden rond personeelsadministratie, en de manier waarop risico’s en plichten verdeeld worden. In dit artikel leggen we stap voor stap het verschil uit tussen deze twee vormen van tewerkstelling, zodat jij als ondernemer een doordachte keuze kan maken die past bij je noden, gewenste flexibiliteit en mate van betrokkenheid bij het werkgeverschap. We maken helder wie juridisch wat draagt, welke arbeidsvoorwaarden minimaal gelden, en hoe je processen zoals contracten, uren en betalingen efficiënt organiseert, zonder verrassingen achteraf. Waarom is dit artikel het lezen waard? Omdat we niet alleen definities geven, maar vooral de juridische en administratieve impact concreet maken: welke taken houd je in huis, wat besteed je uit, en hoe borg je correcte naleving van wet- en regelgeving. Daarmee krijg je een praktisch kompas om te bepalen welke route , payroll of rechtstreeks contract, jouw organisatie het meeste waarde oplevert. Payroll: maximale flexibiliteit en minimale administratie Bij payrolling neemt een gespecialiseerd payrollbedrijf het volledige juridische werkgeverschap over. Jij blijft het inlenende bedrijf: je begeleidt de medewerker dagelijks en bepaalt wat er moet gebeuren, maar alle contractuele en administratieve verplichtingen worden voor jou geregeld. Wat regelt het payrollbedrijf? Een payrollpartner zorgt voor alles wat normaal bij een werkgever hoort, zoals: het opstellen en beheren van arbeidsovereenkomsten de verplichte Dimona-melding de loonverwerking, inhoudingen en betalingen aan RSZ de juiste verzekeringen en naleving van de arbeidswetgeving Waarom kiezen voor payroll? ✔ Administratie volledig uit handen ✔ Personeel snel en correct inzetbaar ✔ Geen juridische kopzorgen bij ziekte of ontslag ✔ Perfect voor tijdelijke krachten, studenten en flexi-jobs ✔ Geen nood aan een eigen sociaal secretariaat of complexe registraties Met payrolling geniet je van maximale flexibiliteit zonder de last van papierwerk. Ideaal voor bedrijven die tijdelijk personeel nodig hebben, maar hun focus willen houden op hun kernactiviteiten. Traditionele contracten: directe binding en meer zeggenschap Bij een klassiek arbeidscontract teken jij als werkgever rechtstreeks met de werknemer. Je onderneming wordt dus officieel de juridische werkgever, wat betekent dat je alle bijhorende rechten én verantwoordelijkheden opneemt. Jij draagt de verantwoordelijkheid voor: het correct uitbetalen van lonen de sociale bijdragen en fiscale aangiften verplichte verzekeringen en bescherming bij arbeidsongevallen de naleving van de relevante cao en het juiste paritair comité de volledige opvolging van de personeelsadministratie Deze vorm van tewerkstelling wordt doorgaans gekozen bij langdurige samenwerking of wanneer een medewerker een vaste plek binnen het team krijgt. Pluspunten van een traditioneel contract ✔ Volledige controle over de arbeidsrelatie ✔ Sterkere band tussen bedrijf en werknemer ✔ Ideaal bij sleutelrollen of groeifuncties binnen het team Een traditioneel contract is dus de aangewezen keuze voor organisaties die mikken op vaste samenwerkingen, betrokkenheid en meer invloed over het eigen personeelsbeleid. Welke keuze past het best bij jouw onderneming? De beslissing tussen payroll en een traditioneel contract hangt af van je personeelsbehoefte, de aard van het werk en hoeveel administratieve taken je intern wilt houden. Elke constructie heeft zijn eigen voordelen en verantwoordelijkheden. De kunst is te bepalen welke constructie het beste aansluit bij jouw bedrijfsvoering en hr\-strategie. Kies voor payroll als je: snel tijdelijke contracten wilt afsluiten zonder ingewikkeld papierwerk werkt met studenten, flexwerkers, uitzendkrachten of seizoensmedewerkers liever je personeels- en salarisadministratie uitbesteedt aan ervaren payroll bedrijven juridisch gezien* risico’s wilt beperken rond ziekte, *ontslagprocedures* of naleving van de *wet arbeidsmarkt in balans (WAB)** behoefte hebt aan flexibele inzet tijdens piekperiodes of bij seizoenswerk wilt profiteren van de voordelen van payroll, zoals minder administratieve lasten en vlotte salarisbetalingen Bij deze vorm blijft de medewerker formeel op de loonlijst van het uitzendbureau, maar wordt hij of zij door jou als inlener operationeel aangestuurd. Dat betekent dat de medewerker minimaal dezelfde arbeidsvoorwaarden en dezelfde rechten en plichten geniet als jouw reguliere werknemers, terwijl het payrollbedrijf zorgt voor alle juridische en administratieve verplichtingen, inclusief pensioenregeling, vakantiedagen en naleving van de cao. Kies voor een traditioneel contract als je: iemand zoekt voor een langdurige samenwerking of een contract voor onbepaalde tijd veel waarde hecht aan bedrijfscultuur en directe betrokkenheid binnen je team zelf kennis hebt van wet- en regelgeving, werving en selectie en juridische bijstand bereid bent om de volledige dienstverlening rond personeelsbeheer intern te organiseren wilt investeren in werkgevers en werknemers die langdurig aan je organisatie verbonden blijven Bij deze keuze staat de medewerker zelf in dienst van jouw onderneming en wordt hij opgenomen op je eigen loonlijst. Jij voert de salarisadministratie uit, beheert contracten aanbieden, ontslagprocedures, en zorgt voor correcte naleving van alle wettelijke verplichtingen, inclusief de wet verbetering poortwachter bij ziekte. Een traditioneel contract is ideaal voor bedrijven die langdurige relaties en stabiliteit willen opbouwen binnen hun branche, terwijl payroll zich beter leent voor bedrijven die hun administratieve taken willen verlichten en behoefte hebben aan meer wendbaarheid bij het uitzenden of tijdelijk ter beschikking stellen van personeel. Personeelsbeheer makkelijker dan ooit met Umeris Payroll Tijdelijk werkkrachten beheren hoeft geen tijdrovende klus te zijn. Umeris payroll geeft je de mogelijkheid om via één overzichtelijk systeem te werken waarin je alles rond personeelsbeheer kunt afhandelen. Denk aan het opstellen van tijdelijke arbeidscontracten en het automatisch doorgeven van Dimona-aangiftes. Wat je eenvoudig kunt regelen In enkele klikken een juridisch correcte arbeidsovereenkomst voor tijdelijke tewerkstelling opstellen Digitale ondertekening** door zowel werkgever als werknemer Automatische Dimona-aangifte** zonder extra tussenstappen Complete loonverwerking volgens de juiste cao en afspraken Veilige opslag van alle personeelsdocumenten in de cloud Jij behoudt de dagelijkse aansturing en planning, terwijl Umeris de administratieve verwerking verzorgt. Start vandaag met Umeris Payroll en ervaar hoe eenvoudig tijdelijk werken kan zijn. Volledig in orde, zonder administratieve zorgen.
Hoe schrijf je je eerste werknemer in? Eerste werknemer aanwerven en inschrijven
Een eerste medewerker inschrijven is een belangrijke stap voor elk groeiend bedrijf. Toch komt er meer bij kijken dan enkel een contract ondertekenen. Van de juiste Dimona-aangifte tot het kiezen van het correcte type arbeidsovereenkomst: elk detail moet juridisch kloppen. Bij tijdelijke tewerkstelling is dat extra belangrijk. Denk aan contracten van bepaalde duur, seizoenswerk of vervangingen, elk met zijn eigen regels en verplichtingen. In dit artikel ontdek je stap voor stap hoe je jouw eerste werknemer correct inschrijft, welke administratieve documenten nodig zijn en hoe je ervoor zorgt dat de inschrijving volledig in orde is met de Belgische wetgeving. Wanneer moet je een werknemer inschrijven? Elke werkgever is verplicht om een nieuwe werknemer aan te geven voor de start van de werken via Dimona bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ). Zo blijft de RSZ op de hoogte van je aanwerving en zijn alle sociale zekerheidsrechten van je medewerker correct geregistreerd. Of het nu gaat om een tijdelijke tewerkstelling, voltijdse arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur of een contract van bepaalde duur, de melding moet altijd op tijd gebeuren. Wie dit te laat doet, riskeert boetes en verliest eventuele RSZ-verminderingen of steunmaatregelen voor de eerste aanwerving. Met Umeris Payroll verloopt die Dimona-aangifte automatisch, zodat je nieuwe medewerker meteen correct is ingeschreven. Kies het juiste type arbeidsovereenkomst Bij een tijdelijke aanwerving kies je steeds voor een arbeidsovereenkomst van bepaalde duur of voor een specifiek project. Zo leg je duidelijk vast wanneer het contract start en eindigt, en voorkom je dat het automatisch wordt beschouwd als een contract van onbepaalde duur. Een correct opgesteld contract vermeldt de looptijd, het brutoloon, de arbeidsregeling en de belangrijkste rechten en plichten van werkgever en werknemer. Met Umeris Payroll stel je dit soort tijdelijke contracten eenvoudig digitaal op, volledig conform de wet en klaar vóór de eerste werkdag. Verzamel de nodige gegevens van de werknemer Voor je een eerste werknemer aanwerft, moet je enkele belangrijke formaliteiten regelen vóór de eerste werkdag. Je hebt de persoonlijke gegevens nodig van je nieuwe medewerker, zoals rijksregisternummer, adres, brutoloon en arbeidsregeling. Daarnaast ben je verplicht om een arbeidsreglement op te stellen. Dit kan in theorie zelf maar dat wordt sterk afgeraden. Vergeet ook niet de dienst voor preventie en bescherming te kiezen en minstens één preventieadviseur aan te duiden. Wie tijdelijk personeel in dienst neemt, moet deze stappen volgen om aan alle verplichtingen als werkgever te voldoen. Zo verloopt de aanwerving van personeel correct en start je eerste werknemer in dienst zonder zorgen. Meld de werknemer aan via Dimona Elke werkgever moet een nieuwe werknemer in dienst tijdig via Dimona aangeven bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ). Die melding moet gebeuren voor de start van de werken, zodat de RSZ op de hoogte houdt van de aanwerving en de sociale zekerheid correct wordt toegepast. Met Umeris Payroll gebeurt de Dimona-aangifte automatisch, zodat je een medewerker kunt aanwerven zonder administratief gedoe en toch volledig in orde bent met alle verplichtingen als werkgever. Registreer de arbeidsovereenkomst correct Wanneer je je eerste werknemer aanwerft, moet het contract volledig in orde zijn vóór de eerste werkdag. Vermeld duidelijk de looptijd, brutoloon en andere relevante zaken. Daarnaast ben je als werkgever verplicht om een arbeidsongevallenverzekering af te sluiten en een externe dienst voor preventie te kiezen om de bescherming op het werk te garanderen. Met Umeris Payroll regel je alles wat nodig is om een medewerker zonder zorgen tijdelijk in dienst te nemen. Controleer vergunningen en documenten bij buitenlandse werknemers Wanneer je een tijdelijke werknemer uit het buitenland inschrijft, gelden extra formaliteiten. Voor medewerkers van buiten de EU is altijd een arbeidsvergunning of een Single Permit nodig om legaal te mogen werken. Je bent als werkgever ook verplicht om deze documenten te controleren voor de start van de werken. Automatiseer je inschrijvingsproces met payrollsoftware Het aanwerven van je eerste werknemer neemt veel administratieve verplichtingen met zich mee: loonberekening, werkgeversbijdragen, extralegale voordelen en de Dimona-aangifte moeten allemaal correct geregeld worden voor de eerste werkdag. Een digitale oplossing zoals Umeris Payroll neemt veel administratieve verplichtingen uit handen. Of je nu je eerste werknemer aanwerft, een tijdelijke vacature invult of meerdere profielen wilt werven, payrollsoftware helpt je om alles foutloos te verwerken en tijd te besparen. Veelgestelde vragen over tijdelijke tewerkstelling: waar kunt u terecht? 1\. Wat moet ik weten over het aanwerven van mijn eerste medewerker? Wie een eerste werknemer aanwerft, moet zich vooraf inschrijven bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) en alle wettelijke stappen volgen. Gebruik dit stappenplan om te weten wat je moet regelen voor de eerste werkdag, van contractopmaak tot de keuze van een interne dienst of externe preventiedienst. 2\. Hoeveel kost je eerste werknemer precies? De totale kost hangt af van het brutoloon, de werkgeversbijdrage, en eventuele extralegale voordelen zoals maaltijdcheques of vakantiegeld. Sommige bedrijven kunnen gebruikmaken van vrijstelling of doelgroepvermindering per kwartaal om de loonkosten te verlagen. 3\. Moet ik aansluiten bij een kas voor jaarlijkse vakantie? Als je arbeiders in dienst neemt, moet je je aansluiten bij een kas voor jaarlijkse vakantie die het vakantiegeld uitbetaalt. Voor bedienden wordt dat rechtstreeks door de werkgever geregeld. 4\. Wat als ik een interne dienst of preventieadviseur moet aanstellen? Elke werkgever is verplicht om minstens één preventieadviseur aan te duiden of de rol van preventieadviseur op te nemen. Dat garandeert de bescherming op het werk en zorgt ervoor dat alles veilig verloopt wanneer je beslist om je eerste werknemer aan te werven. 5\. Zijn er steunmaatregelen of premies bij een eerste aanwerving? Ja, er bestaan verschillende premies en doelgroepverminderingen die de loonkosten verlagen wanneer je beslist om een eerste medewerker aan te werven of een tijdelijk contract af te sluiten. Zo krijg je financiële steun om een onderneming op te richten en vlot aan de slag te gaan met nieuw talent.
Checklist voor het inschrijven van tijdelijke werknemers: onze onboarding-checklist en stappenplan voor nieuwe medewerkers
Checklist voor het inschrijven van tijdelijke werknemers: onze onboarding-checklist en stappenplan voor nieuwe medewerkers Het inschrijven van tijdelijke medewerkers hoeft geen tijdrovende of ingewikkelde klus te zijn. Met de juiste voorbereiding en een duidelijk stappenplan regel je alles snel, correct en volledig volgens de regels. Zo voorkom je fouten en bespaar je heel wat administratief werk. Toch is het belangrijk om goed te weten wat er allemaal bij komt kijken wanneer je een nieuwe werknemer of tijdelijke kracht aan boord haalt. Denk aan de juiste arbeidsovereenkomst, correcte Dimona-melding, en naleving van de geldende cao. Elk detail telt als je werknemers in dienst neemt, en net daar helpt Umeris Payroll jou bij. Onze software begeleidt je stap voor stap bij het inschrijven van een nieuwe medewerker. Zo weet je zeker dat elke registratie veilig, snel en foutloos verloopt. Jij kunt je ondertussen concentreren op andere belangrijke taken in je business, terwijl wij zorgen dat alles administratief perfect in orde is. #1 Arbeidsovereenkomst opstellen voor de start van de werken Nog voor de start van de werken van een nieuwe werknemer moet er een correcte, ondertekende arbeidsovereenkomst klaar zijn. Dat is niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook de basis van een transparante samenwerking tussen werkgever en werknemer. In dit document worden alle afspraken duidelijk vastgelegd, zodat beide partijen exact weten waar ze aan toe zijn. Een arbeidsovereenkomst vermeldt onder meer de functie en verantwoordelijkheden, de duur van het contract, de werkuren en het uurrooster, het afgesproken loon en eventuele voordelen. Ook de toepassing van de juiste cao hoort hierbij. Zo garandeer je dat de nieuwe medewerker meteen met de juiste voorwaarden start en latere misverstanden worden vermeden. Met Umeris Payroll stel je zo’n contract in minder dan een minuut digitaal op. Onze tool vult automatisch de juiste gegevens in, controleert de juridische geldigheid en zorgt dat het document in lijn met de wetgeving wordt bewaard. Zo verloopt de indiensttreding van je nieuwe collega snel, foutloos en volledig compliant, zonder dat jij tijd verliest aan papierwerk. #2 Tijdige Dimona-aangifte: een cruciale stap vóór de eerste werkdag Nog vóór een nieuwe werknemer of tijdelijke medewerker aan de slag gaat, moet er een Dimona-aangifte gebeuren bij de RSZ (Rijksdienst voor Sociale Zekerheid). Deze melding bevestigt officieel de indiensttreding van de werknemer en is wettelijk verplicht voor elk type tewerkstelling. Een correcte en tijdige aangifte is dus essentieel om in regel te zijn met de sociale wetgeving en de geldende cao. Wordt de Dimona te laat of met fouten ingediend, dan kan dat leiden tot aanzienlijke boetes of problemen bij inspectie. Daarom is het belangrijk dat deze stap standaard opgenomen wordt in je checklist voor een nieuwe medewerker. Zo weet je zeker dat elke registratie correct verloopt, nog vóór de eerste werkdag effectief begint. Bij Umeris Payroll verloopt dit proces volledig automatisch. Zodra de arbeidsovereenkomst is opgesteld, wordt de Dimona onmiddellijk doorgestuurd naar de RSZ. Jij hoeft dus niets meer manueel in te vullen of na te kijken. Dat betekent: geen risico’s, geen fouten, en absolute zekerheid dat de nieuwe medewerker volgens de regels wordt aangemeld. 3# Houd je personeelsgegevens actueel voor een vlotte onboarding Elke werkgever moet beschikken over correcte en actuele personeelsgegevens om een nieuwe medewerker vlot te kunnen onboarden. Hoewel het personeelsregister sinds 1 januari 2003 niet langer verplicht is voor werkgevers die onder DIMONA vallen, blijft het essentieel om alle belangrijke informatie centraal bij te houden. Die gegevens vormen de basis van een correcte loonadministratie en zorgen voor transparantie bij de aanwerving van nieuwe medewerkers. Up-to-date personeelsinformatie maakt bovendien deel uit van een goede onboarding. Zodra de nieuwe medewerker start, heb je meteen alles bij de hand om de eerste werkweek goed voor te bereiden: toegang tot systemen, praktische afspraken en de juiste contractgegevens. 4# Arbeidsreglement beschikbaar maken voor elke nieuwe werknemer Bij de indiensttreding van een nieuwe werknemer is het verplicht om het arbeidsreglement te bezorgen. Dit document bevat alle praktische regels die binnen het bedrijf gelden, zoals werktijden en pauzes, veiligheidsvoorschriften en interne gedragscodes. Zo weet elke medewerker precies wat de afspraken zijn vanaf de eerste dag. 5# Verzekeringen correct regelen vóór de start Elke werkgever is verplicht om een arbeidsongevallenverzekering af te sluiten voor elke nieuwe werknemer. Die verzekering dekt de werknemer bij ongevallen tijdens het werk of op weg van en naar de werkplek. Afhankelijk van de sector kunnen daarnaast ook extra verzekeringen verplicht of sterk aangeraden zijn, zoals hospitalisatie- of groepsverzekeringen. Umeris Payroll helpt je om niets te vergeten. Ons systeem herinnert je automatisch aan welke verzekeringen nodig zijn per functie en sector, zodat elke medewerker vanaf dag één correct beschermd is. 6# Medische keuringen correct opvolgen Voor sommige functies is een medische keuring verplicht nog vóór de nieuwe werknemer effectief aan de slag mag. Daarnaast kunnen ook periodieke keuringen vereist zijn, afhankelijk van de aard van het werk of de sector. Deze controles zorgen ervoor dat elke medewerker zijn functie veilig en gezond kan uitvoeren. 7# Correcte loonadministratie en sociale documenten Van loonfiches tot individuele rekeningen, je loonadministratie moet volledig en foutloos zijn. Alle berekeningen en documenten moeten correct worden opgemaakt en voldoen aan de wettelijke vereisten. Dat voorkomt fouten en zorgt dat elke werknemer tijdig en juist wordt uitbetaald. Umeris Payroll neemt dit proces volledig uit handen. De software zorgt automatisch voor alle sociale documenten, de juiste loonberekening en digitale verzending. Zo blijft je administratie steeds up-to-date, zonder extra handmatig werk. 8# Personeelsbeheer volledig GDPR-proof maken De persoonsgegevens van medewerkers moeten altijd veilig en in overeenstemming met de GDPR-wetgeving worden verwerkt. Dat betekent: beveiligde opslag, transparante dataverwerking en respect voor de rechten van elke werknemer. Met Umeris Payroll is dat volledig onder controle. Alle gegevens worden veilig in de cloud bewaard, versleuteld verwerkt en alleen toegankelijk voor bevoegde personen. Zo blijft je personeelsadministratie niet alleen efficiënt, maar ook volledig GDPR-proof. 9# Veiligheidsprocedures en eventuele opleidingen voor elke nieuwe medewerker Elke nieuwe medewerker moet goed geïnformeerd zijn over de veiligheidsvoorschriften en procedures op de werkvloer. Dat verkleint het risico op ongevallen en zorgt ervoor dat iedereen weet hoe er veilig wordt gewerkt. Wanneer een specifieke functie extra kennis vraagt, is een bijkomende opleiding of training verplicht. Denk bijvoorbeeld aan het gebruik van machines of beschermingsmiddelen. Tip: automatiseer alles met Umeris Payroll Waarom nog tijd verliezen aan papierwerk of foutgevoelige administratie? Met Umeris Payroll verloopt het inschrijven van tijdelijke medewerkers van A tot Z automatisch. Van arbeidsovereenkomst tot Dimona, van arbeidsvoorwaarden tot GDPR, alles wordt veilig verwerkt in één slim systeem. Zo krijgt elke nieuwe aanwinst een vlotte start, en jij houdt het overzicht zonder stress of vertraging. De onboarding checklist die je net doorliep, wordt zo volledig digitaal uitgevoerd, terwijl jij de tijd hebt om je te richten op wat écht telt: je teamleden, de rest van het bedrijf en de dagelijkse werking. Kort gezegd: met Umeris combineer je snelheid, zekerheid en gebruiksgemak. Alles geregeld, zonder gedoe.
Wat betaal je als je werkt met een uitzendkantoor?
Werken met een uitzendkracht via interim is vandaag een vaste waarde geworden binnen de Vlaamse arbeidsmarkt. Bedrijven kiezen steeds vaker voor uitzendarbeid wanneer ze op korte termijn extra personeel nodig hebben, zonder de volledige administratieve last van een vaste werknemer op zich te nemen. Toch blijft één vraag vaak terugkomen: wat kost een uitzendkracht nu echt, en hoe wordt dat loon berekend via een uitzendkantoor of uitzendbureau? Wanneer je tijdelijke medewerkers inschrijft via interim, betaal je niet per individueel loonbriefje, maar via een all-in tarief op basis van een coëfficiënt. Dat lijkt op het eerste gezicht ingewikkeld, maar in de praktijk is het de meest transparante manier om je totale personeelskost onmiddellijk te kennen. De coëfficiënt is een vermenigvuldigingsfactor die wordt toegepast op het brutoloon van een uitzendkracht, waarbij alle verplichte elementen inbegrepen zijn: RSZ-bijdragen, vakantiegeld, betaling van het loon, vergoedingen zoals verzekeringen en zelfs de administratieve opvolging van sociale documenten. Het grote voordeel? Je vermijdt verborgen kosten en ziet in één oogopslag het volledige kostenplaatje, zonder verrassingen op de factuur. Het uitzendkantoor dient als juridische werkgever van de uitzendkracht en neemt contractbeheer, Dimona-aangiftes, paritair comité-toepassingen en loonverwerking volledig uit handen. Hierdoor kan jij als onderneming focussen op operationele noden, terwijl de administratieve verantwoordelijkheid bij het interimkantoor blijft. Kort samengevat: wie kiest voor uitzendarbeid, kiest voor duidelijkheid. Je weet op voorhand exact wat je betaalt, en het uitzendkantoor garandeert dat alle wettelijke verplichtingen, van eindejaarspremie tot bedrijfsvoorheffing, correct worden toegepast. In dit artikel duiken we dieper in het systeem achter interimwerk, zodat jij perfect begrijpt hoe het loon van een uitzendkracht is opgebouwd, welke rechten daarbij horen en wanneer uitzendarbeid efficiënter kan zijn dan een directe aanwerving. \--- Het verschil tussen werving & selectie en payroll via interim Bij Umeris Payroll bepaal je zelf hoe ver je onze ondersteuning laat gaan. Wil je zelf kandidaten zoeken en enkel gebruikmaken van onze software om tijdelijke medewerkers snel en foutloos in te schrijven? Dat kan. In dat geval nemen wij de volledige loon- en contractadministratie over via payroll, terwijl jij de rekrutering in eigen handen houdt. Heb je liever dat wij ook helpen bij het vinden van geschikte kandidaten? Dan combineren we payroll met werving en selectie van personeel. Wij plaatsen dan vacatures voor je, houden een gesprek met de sollicitant en vervolgens sturen we die dan door. Wat omvat het coëfficiënttarief bij uitzendarbeid en wat betaal je als werkgever via interim? Wanneer je een uitzendkracht tewerkstelt via een uitzendkantoor, betaal je geen afzonderlijke kosten per loonbrief of sociale bijdrage. Je betaalt één coëfficiënttarief, gebaseerd op het brutoloon van een uitzendkracht. Dit tarief lijkt op het eerste gezicht technisch, maar het is net ontworpen om volledige transparantie te bieden. Alles, van RSZ-bijdragen tot loonverwerking, wordt in één formule opgenomen, zodat je exact weet wat je personeelskost bedraagt. Het coëfficiënt dekt alle wettelijke en administratieve verplichtingen die gepaard gaan met tijdelijke tewerkstelling via interim. Het uitzendkantoor treedt daarbij op als juridische werkgever van de uitzendkracht en garandeert correcte naleving van het paritair comité en de geldende cao’s. Hierdoor vermijd je fouten, verborgen kosten of vertragingen in loonadministratie. Wat zit er precies inbegrepen in het coëfficiënttarief? Contractbeheer** – Opmaak, opvolging en digitale archivering van elke arbeidsovereenkomst. DIMONA-aangiftes bij RSZ** – Tijdige registratie van indienst- en uitdiensttredingen. Sociale bijdragen** – RSZ-bijdragen en sectorale fondsen. Arbeidsongevallenverzekering** – Dekking en administratieve opvolging bij arbeidsongevallen. Vakantiegeld en eindejaarspremie** – Automatische verrekening volgens werknemerrechten. Loonverwerking** – Brutoloon, nettoloon, premies, maaltijdcheques en overige voordelen. Paritair comité & cao-naleving** – Correcte toepassing van loonschalen en indexeringen. Administratieve opvolging** – Verlengingen, afwezigheden en beëindigingen van opdrachten. Juridische updates** – Permanente opvolging van nieuwe wetgeving en sociale reglementering. Doordat het uitzendkantoor deze volledige verantwoordelijkheid op zich neemt, hoef jij niets zelf te berekenen, na te kijken of te archiveren. Dat maakt het coëfficiëntmodel bijzonder aantrekkelijk voor bedrijven die snel willen schakelen zonder risico op fouten of sancties. Je behoudt de operationele controle, terwijl de administratieve zorg uit handen wordt genomen. \--- Wanneer betaal je extra kosten voor werving en selectie bij uitzendarbeid en tewerkstelling van uitzendkrachten via een uitzendbureau? In de meeste gevallen volstaat het standaard coëfficiënttarief om een uitzendkracht via interim in te schakelen. Dat tarief dekt zowel de loonverwerking als de volledige administratieve opvolging. Toch kunnen er aanvullende kosten worden aangerekend wanneer een bedrijf op zoek is naar schaarse profielen of wanneer er op zeer korte termijn extra personeel nodig is. In zo’n situatie biedt het uitzendkantoor niet alleen tewerkstelling, maar ook actieve werving en selectie, vaak via gespecialiseerde kanalen of headhunting. Een aparte selectiefee wordt altijd vooraf gecommuniceerd, zodat je als werkgever precies weet waar je aan toe bent. Het gaat dus nooit om verborgen kosten, maar om een transparante tussenkomst voor extra diensten die verder gaan dan standaard uitzendarbeid. Wanneer komt er een bijkomende wervingskost? Bij moeilijk invulbare of nicheprofielen Bij urgente vacatures die binnen 24 tot 48 uur ingevuld moeten worden Bij actieve headhunting, persoonlijkheidstesten of diepgaande screenings Wat krijg je daarvoor in ruil? Publicatie van vacatures op gespecialiseerde jobplatformen en sociale media Voorselectie van cv’s, inclusief een eerste online meeting voor we de kandidaten doorsturen Selectie op soft skills, ervaring en cultuurfit binnen je organisatie Voorstelling van één tot drie kandidaten die onmiddellijk inzetbaar zijn Door deze dienstverlening bespaar je kostbare wervingstijd en daalt het risico op een mismatch. Het uitzendkantoor levert niet zomaar uitzendkrachten, maar kandidaten die inhoudelijk passen bij de functie, het team en de bedrijfscultuur. Zo wordt tijdelijke tewerkstelling via interim een efficiënte én kwalitatieve oplossing. \--- Waarom transparantie in uitzendarbeid gemoedsrust biedt voor werkgevers en uitzendkrachten Transparantie is één van de grootste voordelen van werken met een uitzendkantoor via interim. Dankzij het coëfficiëntmodel weet een werkgever op voorhand exact wat een uitzendkracht zal kosten, zonder verborgen toeslagen of complexe afrekeningen achteraf. Alle elementen, zoals loon van een uitzendkracht, sociale bijdragen, premie en administratie, worden samengebracht in één duidelijk tarief. Dat maakt budgettering eenvoudiger en bevordert vertrouwen tussen werkgever en interimkantoor. Daarnaast neemt het uitzendkantoor de volledige administratieve verantwoordelijkheid op zich. Van DIMONA-aangifte tot het beheer van sociale documenten: elk aspect van de tijdelijke tewerkstelling wordt opgevolgd volgens het paritair comité waaronder de sector valt. Werkgevers hoeven zich dus geen zorgen te maken over cao-updates, indexeringen of naleving van reglementering. Alles wordt automatisch toegepast door de juridische werkgever van de uitzendkracht. Drie kernvoordelen van transparantie bij uitzendarbeid: Geen verborgen kosten** – Alle componenten zoals brutoloon, RSZ-bijdragen, premie en administratie zitten in één coëfficiënt. Geen onverwachte administratie** – Formulieren, contracten en Dimona worden rechtstreeks door het uitzendkantoor verwerkt. Geen juridische onzekerheid** – Dankzij permanente opvolging van cao’s, sectorale afspraken en paritaire comités is alles wettelijk waterdicht. Met andere woorden: transparantie geeft gemoedsrust. Je weet exact welk bedrag op de factuur komt, zonder risico op correcties of discussies achteraf. Het vertrouwen in het administratief systeem maakt dat bedrijven zich kunnen focussen op hun kernactiviteiten, terwijl het uitzendkantoor een correcte en betrouwbare loonverwerking garandeert. \--- Wat zijn de concrete voordelen van uitzendarbeid en tijdelijke tewerkstelling via een uitzendkantoor? Kiezen voor uitzendarbeid via een uitzendkantoor biedt niet alleen flexibiliteit, maar ook duidelijke operationele voordelen voor werkgevers. Wanneer een uitzendkracht correct wordt tewerkgesteld via interim, worden administratieve verplichtingen zoals paritair comité-regels, RSZ-verplichtingen en loonverwerking volledig uit handen genomen. Dit maakt het systeem bijzonder interessant voor bedrijven die snel willen schakelen zonder risico op fouten in sociale documenten of arbeidsovereenkomst. Een bijkomend voordeel van het coëfficiëntmodel is dat je tijd en interne middelen bespaart. HR-teams hoeven zich niet langer bezig te houden met loonberekeningen, bedrijfsvoorheffing of opvolging van cao-wijzigingen. Alles wordt beheerd door het interimkantoor, zodat jij je kan focussen op de kernactiviteiten van je organisatie. Dit is vooral waardevol bij tijdelijke tewerkstelling tijdens piekperiodes, vervangingen of projecten met korte doorlooptijd. Drie directe voordelen voor jouw onderneming: Snellere indiensttreding** – Een uitzendkracht kan binnen enkele uren worden ingeschreven en tewerkgesteld. Lagere administratieve last** – Je HR-afdeling focust op mensen, niet op papierwerk of RSZ-formulieren. Minder risico op fouten** – Indexeringen, cao-aanpassingen en looncorrecties worden automatisch opgevolgd. Tijd is geld, zeker in sectoren met seizoenspieken of plotse vervangingen. Een helder coëfficiëntmodel zorgt voor rechtstreekse besparingen in manuren en vermijdt foutcorrecties achteraf. Zo combineer je flexibiliteit met zekerheid, zonder in te boeten aan kwaliteit van tewerkstelling. \--- Hoe tijdelijke tewerkstelling via een uitzendkantoor zorgt voor zorgeloze payroll en correcte administratie Tijdelijke medewerkers inschrijven hoeft geen complexe of risicovolle onderneming te zijn. Of je nu samenwerkt met een uitzendkantoor of zelf een payrolltool inzet, het succes staat of valt met duidelijke afspraken, correcte toepassing van wetgeving en heldere tarieven. Alleen zo vermijd je verrassingen in de loonafrekening en garandeer je een waterdichte administratie, volledig in lijn met de reglementering rond uitzendarbeid en het paritair comité waaronder de uitzendkracht valt. Een betrouwbare payrollpartner zorgt ervoor dat alle sociale documenten, arbeidsovereenkomsten en RSZ-verplichtingen nauwgezet worden opgevolgd. Dit geeft je als werkgever niet alleen juridische zekerheid, maar ook de vrijheid om te focussen op je kernactiviteiten, zonder je zorgen te maken over loonschalen, afwezigheden, of de juiste berekening van de eindejaarspremie. Transparantie in kosten en processen zorgt daarbij voor gemoedsrust, zowel bij kleine ondernemingen als bij grotere KMO’s. Wil je jouw payroll en interimbeheer vereenvoudigen? Neem gerust contact met ons op en ontdek hoe wij jouw uitzendarbeid transparant, compliant en zorgeloos maken. Jij focust op je business, wij regelen de rest. Dat is pas echt slim ondernemen!
Personeelsplanning en loonsberekening in 1 systeem
Een goede personeelsplanning is de ruggengraat van elke organisatie. Toch blijkt het in de praktijk vaak een tijdrovende puzzel: roosters bijhouden, gewerkte uren controleren, lonen voorbereiden en alles handmatig doorgeven aan de payroll. Met moderne personeelsplanning software hoeft dat niet meer. In dit artikel ontdek je hoe je met één gebruiksvriendelijk systeem zowel je personeelsplanning als salarisadministratie kunt beheren, volledig digitaal en geautomatiseerd. Je leert hoe geïntegreerde tools de samenwerking tussen HR en payroll vereenvoudigen, fouten helpen voorkomen en kostbare tijd besparen. Of je nu werkt met tijdelijke krachten, flexibele roosters of seizoensgebonden personeel: een efficiënte personeelsplanning maakt het verschil tussen chaos en controle. Lees verder en ontdek hoe moderne software voor personeelsbeheer alles soepel laat verlopen, van het maken van roosters tot het verwerken van lonen. Waarom personeelsplanning en loonsberekening combineren zo belangrijk is Veel bedrijven gebruiken nog aparte systemen voor personeelsplanning en salarisadministratie. Dat lijkt overzichtelijk, maar in de praktijk zorgt het voor dubbel werk, fouten en tijdverlies. Wanneer roosters en loonverwerking niet goed op elkaar zijn afgestemd, kunnen gewerkte uren verkeerd worden overgenomen of toeslagen over het hoofd worden gezien. Dat leidt niet alleen tot frustratie bij medewerkers, maar ook tot onnodige loonkosten en administratieve chaos. Door beide processen te koppelen in één software-oplossing krijg je een duidelijk overzicht van alles wat er speelt. De gewerkte uren worden automatisch doorgestuurd naar de loonadministratie, waardoor berekeningen altijd kloppen. Zo heb je in één oogopslag inzicht in wie gewerkt heeft, hoeveel uren er zijn gepresteerd en wat dat betekent voor het loonbudget. Bedrijven die kiezen voor een geïntegreerde oplossing besparen niet alleen tijd, maar werken ook veel efficiënter. Door te automatiseren wordt het risico op fouten kleiner en hoeft HR minder handmatig te controleren. Dat betekent minder administratie en meer focus op het personeel zelf. Hoe personeelsplanning software het HR-proces stroomlijnt Moderne personeelsplanning software doet veel meer dan alleen roosters maken. De software vormt de spil tussen HR, planning en payroll, en stroomlijnt alle processen die daartussen liggen. Denk aan urenregistratie, het ruilen van diensten, verlofaanvragen en het beheren van beschikbaarheid, allemaal binnen één centraal platform. Dankzij een gebruiksvriendelijke interface kunnen HR-medewerkers, teamleiders en werknemers eenvoudig samenwerken. Medewerkers geven snel hun beschikbaarheid door of nemen een dienst over, terwijl HR meteen ziet of er genoeg personeel is ingepland. Zo behoud je controle over de inzet van je personeel, zonder eindeloze Excel-bestanden of losse berichten. Umeris Payroll toont hoe effectief zo’n geïntegreerde aanpak kan zijn. Met een geïntegreerde module voor loonadministratie worden gewerkte uren automatisch doorgestuurd naar de salarisverwerking. Dat bespaart tijd, vermindert fouten en maakt het hele personeelsbeheer overzichtelijker en efficiënter. Hoe een efficiënte personeelsplanning tijd en kosten bespaart Een efficiënte personeelsplanning zorgt dat je altijd de juiste mensen op de juiste plek hebt, zonder onnodige loonkosten of overuren. Met slimme personeelsplanning software krijg je direct inzicht in beschikbaarheid, gewerkte uren en budgetten. Dankzij de automatische koppeling met de salarisadministratie hoef je minder handmatig te controleren en voorkom je fouten. Dat bespaart tijd en houdt je HR-processen overzichtelijk. Met systemen zoals Umeris Payroll wordt het plannen en verlonen van tijdelijk personeel eenvoudig en betrouwbaar. Wat maakt goede software voor personeelsplanning gebruiksvriendelijk? Sterke personeelsplanning software draait om eenvoud. Alles moet logisch opgebouwd zijn, zodat je zonder training direct aan de slag kunt. Een gebruiksvriendelijke interface met een duidelijk overzicht maakt het mogelijk om in één oogopslag te zien wie werkt, welke roosters nog openstaan en welke verlofaanvragen wachten op goedkeuring. Bij een online systeem zoals dat van Umeris Payroll werk je rechtstreeks in de browser, snel en zonder extra installatie. Alle gegevens worden centraal bewaard, waardoor HR en leidinggevenden altijd met dezelfde informatie werken. Zo wordt personeelsbeheer niet alleen eenvoudiger, maar ook efficiënter. Hoe personeelsplanning integreren met payroll in de praktijk Een goede tool voor personeelsplanning koppelt werktijden en urenregistratie automatisch aan de payroll. Zo hoef je niet langer met Excel te werken en voorkom je fouten. De software biedt een intuïtieve manier om roosterplanning en salarisverwerking te combineren. Met de software van Umeris Payroll worden gegevens direct doorgestuurd, waardoor HR alles in één overzicht houdt. Dat stelt je in staat om workflows te stroomlijnen, kosten te verlagen en snel inzicht te krijgen in jouw personeel en de dagelijkse planning. De voordelen van een volledig geautomatiseerd systeem Een volledig geautomatiseerd systeem voor online personeelsplanning bespaart tijd en vermindert fouten. De personeelsplanner geeft inzicht in de beschikbaarheid van alle medewerkers, zodat werknemers en werkgevers hun roosters makkelijk op elkaar kunnen afstemmen. Umeris biedt een oplossing voor personeelsplanning die eenvoudig via de browser werkt, mobielvriendelijk, overzichtelijk en betrouwbaar. Zo automatiseer je het maken van een planning, houd je overzicht over werktijden en houd je tijd over voor je team.
Wat is de beste software om interimmers in te schrijven
Het tijdelijk inschrijven van werkkrachten lijkt eenvoudig, tot je geconfronteerd wordt met paritaire comités, Dimona-deadlines, digitale handtekeningen en sectorregels die regelmatig wijzigen. Een enkele administratieve fout kan leiden tot laattijdige aangiftes, RSZ-correcties of juridische vragen. Juist om die reden is de keuze voor de juiste software geen klein detail meer, maar een cruciale stap in professioneel interimbeheer. In deze gids kom je er achter welke functies werkelijk onmisbaar zijn in software voor het inschrijven van interimmers, flexi-jobbers of jobstudenten. Denk aan automatische Dimona, digitale contractondertekening, veilig documentbeheer en duidelijke workflowondersteuning. We baseren ons daarbij op de praktijkervaring die we bij Umeris zien bij organisaties die streven naar zekerheid en eenvoud. Het doel is niet om grootse beloftes te maken, maar om duidelijk te tonen hoe een doordachte digitale oplossing fouten voorkomt, tijd bespaart en administratieve rust brengt. Dit zodat jij je bezig kan houden met andere belangrijke verplichtingen als personeelsplanning en klantopvolging. Waarom wettelijke conformiteit en automatische Dimona cruciaal zijn in software voor interim en payroll De beste software om interimmers in te schrijven moet in de eerste plaats volledig compliant zijn met de Belgische arbeidswetgeving. Als jouw organisatie werkt met tijdelijke tewerkstelling, flexi-jobs of jobstudenten, mag er geen twijfel bestaan over paritair comité, Dimona-verplichtingen of loonberekening. Een professioneel platform zorgt ervoor dat elke inschrijving juridisch correct verloopt, zonder handmatige berekeningen en dus het risico op fouten. Het interimkantoor koppelt het juiste paritair comité aan je bedrijf. De software past vervolgens cao-updates toe en verstuurt Dimona-aangiftes rechtstreeks naar de RSZ. Zo worden nieuwe interimmers in een enkel ogenblik ingeschreven, zonder tussenkomst van externe tools of manuele uploads. Dit maakt het proces niet alleen sneller, maar garandeert ook dat gegevens van elke kandidaat veilig en volledig worden verwerkt volgens de Belgische regelgeving. Wat moet goede software automatisch doen? Realtime Dimona-verzending bij inschrijving of contractverlenging Directe toepassing van indexaties, premies en sectorale updates Door deze automatisatie vermijd je dure correcties, boetes of vragen van inspectiediensten. Platforms zoals Umeris Payroll zorgen ervoor dat jij enkel hoeft te bevestigen – de software regelt de rest. Zo blijf jij gefocust op klanten, projecten en groei, terwijl het systeem waakt over compliance en loonadministratie. Hoe gebruiksvriendelijke software een uitzendkantoor en een bedrijf helpt om interimmers sneller in te schrijven Gebruiksvriendelijke software is essentieel wanneer je interimmers inschrijft via een digitaal platform. Een intuïtieve interface zorgt niet alleen voor minder fouten, maar vooral voor snellere workflows, zelfs binnen kleine HR-teams. De beste oplossingen combineren eenvoud met krachtige automatisatie, zodat jouw organisatie zonder juridische kennis toch volledig correct kan werken. Moderne interimsoftware genereert contracten in minder dan één minuut, berekent lonen automatisch op basis van sectorbarema’s en controleert gegevens zoals overlappingen of ontbrekende documenten. Dankzij slimme sjablonen voor dagcontracten of weekendshiften hoeft elke handeling slechts één keer ingevoerd te worden — daarna neemt het systeem het over. Wat maakt een platform echt efficiënt in gebruik? Automatische contractgeneratie zonder manueel knip- en plakwerk Loonadministratie gekoppeld aan sectorbarema’s en cao-regels van het paritair comité Waarschuwingen bij fouten, dubbele planning of ontbrekende gegevens Herbruikbare sjablonen voor repetitieve inschrijvingen Met de juiste software klik jij, en het systeem voert uit. Zo blijft de focus liggen op mensen en planning, terwijl technische processen foutloos worden afgehandeld. Waarom digitale ondertekening en veilig documentbeheer essentieel zijn in payrollsoftware voor interim Papieren contracten zorgen vaak voor vertraging, fouten en verloren documenten. Moderne payrollsoftware voor interimoplossingen maakt dit verleden tijd door digitale ondertekening en veilig documentbeheer te integreren. Dankzij onze software kan elke kandidaat binnen enkele ogenblikken juridisch geldige documenten ondertekenen, zonder afspraken op kantoor of fysieke archieven. Een professioneel platform slaat alle contracten, uurroosters en loonfiches automatisch op in de cloud, volledig afgestemd op GDPR-verplichtingen. Zo behoud je ook controle over gevoelige gegevens. Voordelen van digitaal documentbeheer in payroll en interimsoftware: Juridisch correcte ondertekening Automatische opslag van contracten, prestaties en fiches Volledig audittrail voor wijzigingen, goedkeuringen en opvolging Geen archiefkasten meer, geen handmatig scannen of zoeken naar papieren. Alles wordt centraal beheerd, gebruiksvriendelijk en volledig digitaal, zodat inschrijvingen en payroll sneller en betrouwbaarder verlopen. Hoe flexibele en schaalbare software interimsystemen jouw organisatie ondersteunt in elke groeifase Of je nu één jobstudent inschrijft of honderd interimmers inzet tijdens een piekperiode, de beste software moet zich automatisch aanpassen aan de behoeften van jouw organisatie. Schaalbaarheid is essentieel: een platform dat even vlot werkt voor kleine teams als voor bedrijven met meerdere locaties en functies. Zo blijft elke tijdelijke tewerkstelling efficiënt, zonder extra licentiekosten of complexe uitbreidingen. Goede interimsoftware biedt ondersteuning voor diverse contracttypes, zoals flexi-jobs, jobstudenten, interimcontracten of proeftrajecten. Dit voorkomt fouten en garandeert dat elke stap, van planning tot payroll — volledig onder controle blijft. Waar let je op bij schaalbare interimsoftware? Ondersteuning van meerdere contractvormen en statuten Schakelen bij piekbelasting zonder bijkomende kosten Met de juiste software schakel je eenvoudig op en neer. Tijdens drukke periodes benut je de volledige kracht van het platform, terwijl je in rustigere maanden nooit betaalt voor functionaliteiten die je niet gebruikt. Zo blijft het systeem efficiënt, kostenbewust en gericht op groei. Hoe goede software interimmers in minder dan één minuut correct inschrijft: een praktijkvoorbeeld Kies het juiste paritair comité Het systeem koppelt automatisch de correcte cao en de geldende sectorafspraken. Selecteer het statuut Duid aan of het gaat om een studentenjob, flexi-job of interimcontract. Laat de medewerker zijn gegevens aanvullen Gegevens zoals rijksregisternummer, bankrekeningnummer en contactinformatie worden digitaal verzameld. Bevestig en onderteken het contract De documenten worden digitaal goedgekeurd, zodat de overeenkomst onmiddellijk geldig is. Automatische Dimona-verzending Zodra alles afgerond is, wordt de Dimona-aangifte automatisch doorgestuurd en ontvang je meteen een bevestiging. Totale verwerkingstijd: minder dan één minuut Foutenmarge: verwaarloosbaar klein Dit praktijkvoorbeeld toont hoe jouw organisatie efficiënter kan werken met één centraal platform, zonder risico op vergissingen of laattijdige aangiftes. Checklist: zo herken je de beste software om interimmers in te schrijven Niet elke tool die contracten kan genereren, is geschikt voor professioneel interimbeheer. De beste software moet meer doen dan documenten aanmaken, ze moet volledig compliant zijn, payrollintegraties ondersteunen en het volledige proces automatiseren, van inschrijving tot rapportage. Onderstaande checklist helpt je bepalen of jouw huidige platform echt voldoet aan de behoeften van jouw organisatie. Kritieke kenmerken van de beste interim- en payrollsoftware: ✔ 100% wettelijk conform, gekoppeld met RSZ voor automatische Dimona ✔ Correcte loonberekeningen volgens paritair comité en sectorbarema’s ✔ Digitale handtekeningen & veilig documentbeheer, volledig GDPR-proof ✔ Schaalbaar voor KMO’s én groeiende teams ✔ Intuïtieve interface met slimme automatiseringen en foutdetectie ✔ Realtime dashboards & rapportage, inzicht in kosten en contractstatus Scoort jouw huidige software op al deze punten? Dan zit je goed. Twijfel je op meerdere vlakken, of blijf je manueel corrigeren? Dan is het moment aangebroken om te upgraden naar een platform dat interimbeheer sneller, eenvoudiger en foutloos maakt. Interimmers foutloos inschrijven? Kies voor een platform dat snelheid met compliance combineert Het verwerken van inschrijvingen voor uitzendkrachten is vandaag geen luxe, maar een vereiste. Met een online platform zoals Umeris Payroll combineer je volledige naleving van de regelgeving, snellere processen en digitale ondertekening in één geïntegreerde oplossing. Zo bespaar je tijd, vermijd je fouten en houd je je uitzendproces volledig onder controle. Waar traditionele tools blijven hangen in papierwerk en manuele handelingen, zorgt Umeris ervoor dat elke Dimona correct wordt verzonden, elk contract juridisch klopt en elke registratie digitaal traceerbaar blijft. Eén klik op de website volstaat, het systeem doet de rest. Wil jij ook binnen enkele seconden uitzendkrachten inschrijven? Ontdek hoe Umeris Payroll de efficiëntste keuze wordt voor jouw organisatie. Tijd besparen, risico’s vermijden en altijd correcte verloning? Neem contact op met onze experts en ontdek hoe onze maat gemaakte oplossing jouw werk makkelijker maakt. Met Umeris Payroll beheer je jouw interimadministratie sneller, veiliger en volledig in lijn met de regels van de Belgische arbeidsmarkt.
Waarom een interimjob de perfecte opstap kan zijn naar een vaste aanwerving
Steeds meer werkgevers in België gebruiken een interimcontract als manier om nieuwe mensen eerst te leren kennen, zonder meteen een lange, dure en moeilijk terug te draaien vaste betrekking. Zeker bij een piek in werk, nieuwe projecten of wanneer je eerst wil zien hoe iemand meedraait in je team, kan werken op interimbasis een slimme aanpak zijn. Deze blog legt uit waarom een interimjob soms een springplank naar een vaste aanwerving kan zijn, en waarom dat voor werkgevers een voordeel kan opleveren, niet alleen voor kandidaten. Als HR, KMO, teamlead of zaakvoerder wil je risico beperken. Een interimperiode is dan een manier om uit te zoeken of iemand echt past bij een bepaalde job, de werkinhoud, de bedrijfscultuur, de informele gewoontes, de formele regels die er gelden, en de manier waarop jouw team samenwerkt. En ja, het is geen garantie. Maar de mogelijkheid bestaat op een vast contract als het goed klikt. Dat hoeft geen grote beloftes te zijn: het is gewoon een realiteit binnen uitzendarbeid in België. En net bij dat tijdelijke stuk, correcte inschrijvingen, weekcontracten en korte opdrachten, ondersteunt Umeris Payroll werkgevers met een digitale en juridisch correcte aanpak. Is een interimjob een goede opstap naar vast? (voor werkgevers bekeken) Werkgevers bekijken dit anders dan kandidaten: een interimjob is een manier om mensen eerst in te werken en te evalueren, zonder meteen een lange verbintenis aan te gaan. Je draagt niet hetzelfde risico zoals bij “meteen een vaste job”. Dat zorgt voor een goed inzicht in het bedrijf en maakt opschalen eenvoudiger. Dit is waarom organisaties dit vaker doen: je vangt werk op tijdens pieken je test jobmogelijkheden met echte mensen in echte workflows je ziet in de praktijk in welke omgeving iemand graag werkt (en wat minder goed werkt) je behoudt flexibiliteit Via interim nieuwe mensen leren kennen, zonder grote verplichting Veel werkgevers kiezen eerst voor interim omdat dit een lagere instapdrempel heeft dan een vast contract. De administratieve stap naar een vaste aanwerving is groter, en dus kiezen bedrijven er vaak voor om eerst te kijken hoe iemand functioneert in de praktijk. Interimcontracten maken het mogelijk om sneller te schakelen bij tijdelijke noden of pieken in werk. Het is dus een manier om te testen hoe iemand functioneert in de realiteit, zonder meteen een langdurige verbintenis aan te gaan. Ondertussen krijgt de kandidaat: recht op vakantiegeld soms recht op een eindejaarspremie uitbetaald per gewerkte week (uitbetaald = sneller feedback op prestaties) En jij als werkgever: ziet meteen of iemand “deel van het team” kan worden hoeft niet onmiddellijk iemand vast in dienst te nemen kan polsen of er een mogelijkheid bestaat op optie vast Van interim naar vast: hoe vaak gebeurt het? In België komt het regelmatig voor dat een interimperiode uitmondt in een vast contract. Het is dus wel degelijk een goede opstap naar vast werk, maar uiteraard niet in 100% van de gevallen. Interim naar vast contract is vooral een gekend pad in sectoren waar werkgevers eerst willen observeren hoe iemand meedraait in een operationele context. In die situaties wordt een vaste aanwerving vaak pas overwogen wanneer er voldoende match is op vaardigheden, attitude en cultuurfit. Uitzendwerk en uitzendarbeid zijn dus geen “tussenjobs”: voor heel wat organisaties is het eerder een logische fase in het aanwervingsproces waarbij mensen vaak eerst ervaring opdoen via interim, vooraleer ze eventueel vaste medewerker worden. Dat is niet goed of slecht, het is gewoon de arbeidsmarkt-realiteit van vandaag. Waarom werkgevers dit model graag gebruiken Werkgevers kiezen het interimmodel vaak omdat het praktisch is in situaties waar snelheid en flexibiliteit nodig zijn. Typische voordelen die vaak terugkomen: je hebt een lage instapdrempel om iemand aan boord te halen je kan sneller schakelen bij onverwachte workload je vindt sneller mensen voor specifieke profielen en tijdelijke jobs je vermijdt meteen grote risico’s die horen bij een vast contract iemand kan een nieuwe uitdaging starten zonder een dure of uitgebreide onboardingfase Voor wie werkt dit werkgeversmodel goed? Het interimmodel is niet voor elk bedrijf de beste keuze, maar het werkt wel zeer efficiënt voor organisaties die: flexibel moeten kunnen opschalen meerdere teams of verschillende bedrijfsactiviteiten aansturen binnen één cluster tijdelijk personeel inzetten voor specifieke periodes, projecten of piekmomenten vast werk pas structureel toewijzen wanneer er voldoende fit is aangetoond in de praktijk Een interimcontract geeft je tijd, geen druk Dat is eigenlijk de kern: voor beide kanten. De interimperiode fungeert als: observatiefase een zachte, minder formele vorm van onboarding geleidelijke kennisoverdracht in de praktijk En als het goed gaat, kan die interimperiode uitgroeien tot een springplank naar een vaste werknemer. Hoe Umeris hier in beeld komt (kort & feitelijk) Umeris ondersteunt werkgevers bij het administratieve stuk van tijdelijke werknemers. We maken dat proces digitaal, sneller en juridisch correct volgens Belgische wetgeving. Concreet ondersteunen we met: digitale inschrijving van tijdelijke werknemers correcte contracten voor korte opdrachten automatische Dimona-aangiftes Wij focussen dus op het tijdelijke luik: het inschrijven, opstellen en administratief verwerken van interimcontracten. Wat er nadien gebeurt (bijvoorbeeld een latere vaste aanwerving) is een bedrijfsbeslissing en geen onderdeel van Umeris. Mini tips voor werkgevers om “testfases” beter te benutten Tijdens een interimperiode wil je vooral inschatten of iemand op termijn een vaste medewerker zou kunnen worden. En daarom geldt: denk proactief mee als leidinggevende durf initiatief te nemen in begeleiding en evaluatie geef tijdig en concreet feedback (kort & snel werkt het best) schets realistische verwachtingen over de rol, de verantwoordelijkheden en de samenwerking Uitzendkrachten voelen dat. Wanneer jij als werkgever enthousiasme en toewijding toont, krijg je diezelfde energie doorgaans terug. Korte conclusie Interimjobs kunnen een goede opstap zijn naar vast werk, maar voor werkgevers zijn ze vooral een laagrisico-manier om werknemers eerst in de praktijk te leren kennen. De kans op een vaste aanwerving is geen garantie, maar dit model maakt wel dat je als werkgever: talent test in realistische werksituaties minder risico neemt in de beginfase sneller kan schakelen tijdens piekperiodes En wij bij Umeris? Wij maken het eenvoudig om deze tijdelijke werknemers (interims) snel, digitaal en volledig correct volgens Belgische wetgeving in te schrijven. Wat er eventueel daarna gebeurt, zoals een latere vaste aanwerving, is altijd een bedrijfsbeslissing. Belangrijkste dingen om te onthouden een interimcontract kan wel degelijk een goede opstap zijn naar vast werk via interim test je cultuurfit, vaardigheden en samenwerking in realistische omstandigheden “meteen vast” hoeft niet langer de standaard te zijn werkgevers kunnen hierdoor stap voor stap beslissen Umeris maakt tijdelijke inschrijvingen eenvoudig: digitaal, snel en juridisch correct
De 8 meest gemaakte fouten bij het inschrijven van tijdelijke medewerkers
Het inschrijven en onboarden van tijdelijke medewerkers, zoals interims, jobstudenten of flexi-jobbers, lijkt op het eerste gezicht eenvoudig. Toch krijgen veel werkgevers in de praktijk met terugkerende valkuilen te maken. Een vergeten Dimona, onduidelijke afspraken of een slechte overdracht kan uitmonden in juridische risico’s, misverstanden op de werkvloer of dubbel werk voor HR. Het goede nieuws? De meeste fouten zijn makkelijk te vermijden, maar alleen wanneer je weet waar het mis kan gaan. Onboarding is niet alleen iemand laten starten; het is het proces waarin een nieuwe medewerker zich verwelkomd voelt, zijn rol begrijpt en daadwerkelijk kan bijdragen aan het team. In dit artikel gaan we de 8 meest gemaakte fouten bij onboarding van interim en nieuwe medewerkers scherp in kaart brengen. We laten je niet alleen zien welke struikelblokken het meest voorkomen, maar voornamelijk hoe je ze na het lezen van dit artikel moeiteloos zelf kunt voorkomen. Door middel van duidelijke afspraken, betere voorbereiding en een professioneel onboardingproces. 1# Geen arbeidsovereenkomst vóór de eerste werkdag: een van de meest gemaakte fouten Een van de meest voorkomende fouten bij het onboarden van een nieuwe medewerker, zeker bij interim of tijdelijke tewerkstelling, is het ontbreken van een ondertekende arbeidsovereenkomst vóór de eerste werkdag. In België is dit verplicht: zonder geldige studentenovereenkomst, interimcontract of andere arbeidsovereenkomst wordt de werknemer automatisch aanzien als een gewone werknemer onder volledig RSZ-statuut. Dat kan ernstige gevolgen hebben, zowel bij beëindiging van de samenwerking als bij een controle. Zonder vooraf getekend contract wordt elke discussie over uurroosters, loon of duur van de opdracht juridisch in het nadeel van de werkgever geïnterpreteerd. Het risico op boetes, herkwalificatie en retroactieve bijdragen is dan ook reëel. Oplossing: Stel de arbeidsovereenkomst voldoende op voorhand op en zorg dat ze voor de start van de tewerkstelling ondertekend is. Voor gewone werkgevers gebeurt digitale ondertekening via erkende methodes zoals itsme of eID, omdat eenvoudige handtekeningen niet rechtsgeldig zijn. Als interimkantoor hebben wij hier meer flexibiliteit mee: wij mogen gebruik maken van vereenvoudigde digitale handtekeningen, die wettelijk erkend zijn binnen de regels van uitzendarbeid. Zo start elke medewerker correct, juridisch sluitend en zonder onzekerheid. 2# Een veelgemaakte fout: verkeerde contractvorm kiezen voor tijdelijke medewerkers Een veelgemaakte fout tijdens de onboarding van een nieuwe medewerker is het kiezen van een ongeschikte contractvorm. Niet elk type tijdelijke arbeid kan onder een dagcontract worden geplaatst. In België mogen dagcontracten in de praktijk bijna uitsluitend via een erkend interimkantoor worden gebruikt. Zelfs bij studentenarbeid geldt dat dagcontracten in principe alleen via uitzendarbeid zijn toegelaten. Rechtstreekse dagcontracten tussen werkgever en werknemer zijn slechts in uitzonderlijke gevallen toegestaan en moeten altijd objectief te verantwoorden zijn (bijvoorbeeld zeer onvoorspelbare opdrachten). Wanneer er een doorlopende of structurele planning bestaat, is een week-, tweewekelijkse- of maandovereenkomst verplicht. Dagcontracten gebruiken zonder geldige reden kan leiden tot opmerkingen van Toezicht Sociale Wetten en mogelijke sancties. Oplossing: Kies de contractvorm altijd op basis van de werkrealiteit. Gebruik dagcontracten uitsluitend wanneer de voorwaarden voor uitzendarbeid of de uitzonderingscriteria vervuld zijn. Bij langere of voorspelbare opdrachten kies je best voor een week- of maandcontract. Zo blijft de tewerkstelling juridisch correct en vermijd je problemen tijdens inspecties. 3# Dimona-aangifte vergeten of te laat ingediend Een van de meest voorkomende onboarding fouten bij tijdelijke tewerkstelling is het te laat of helemaal niet indienen van de Dimona-aangifte. Deze melding bij de RSZ is verplicht voor de start van de werken van de jobstudent, interim of andere tijdelijke medewerker. Zonder geldige Dimona wordt de persoon officieel niet als werknemer geregistreerd, wat ernstige gevolgen heeft bij een arbeidsongeval of controle. Te late of foutieve Dimona’s kunnen leiden tot administratieve boetes, herkwalificatie van het statuut en verlies van verminderde sociale bijdragen. Bovendien wordt de werkgever beschouwd als nalatig in de tewerkstelling van studenten of interimkrachten, wat de relatie met inspectiediensten kan schaden. Oplossing: Automatiseer de Dimona via een payroll- of HR-systeem zodat elke aanmelding tijdig gebeurt met het juiste statuut. Zo vermijd je fouten, bescherm je de nieuwe medewerker en blijft je organisatie volledig in orde met de wetgeving. 4# Verkeerde verloning toepassen bij tijdelijke tewerkstelling Een veelgemaakte fout bij onboarding van tijdelijke medewerkers is het toepassen van een verkeerd loon. Ook interims, jobstudenten en andere tijdelijke krachten hebben recht op het sectorale barema dat geldt binnen het paritair comité. Hun verloning moet aansluiten bij die van andere medewerkers in dezelfde functie, inclusief eventuele voordelen zoals maaltijdcheques of premies. Wie een jobstudent of interim onderbetaalt, riskeert niet alleen herberekeningen door de RSZ, maar ook sociale spanningen binnen het team. Een verkeerde looninschatting kan bovendien leiden tot inspecties of verplichtingen tot achterstallige betalingen. Gevolg: Onjuiste verloning kan worden gecorrigeerd met terugwerkende kracht, vaak met bijkomende bijdragen en administratieve kosten. Oplossing: Controleer vooraf het barema van het paritair comité en pas de verloning correct toe, ook bij korte opdrachten. Gebruik bij voorkeur een payrollsysteem dat automatisch de juiste sectorinformatie en voordelen toekent. 5# Verplichte documenten ontbreken bij de onboarding van een nieuwe medewerker Een andere veelvoorkomende fout tijdens de onboarding van tijdelijke medewerkers is het vergeten van verplichte documenten. Naast de arbeidsovereenkomst zijn er bijkomende wettelijke vereisten die vóór de start van de tewerkstelling in orde moeten zijn. Denk aan een geldige arbeidsongevallenverzekering, inschrijving in het personeelsregister en, in sommige sectoren, een medisch geschiktheidsattest. Wanneer deze documenten ontbreken, is de medewerker niet volledig beschermd en loopt de werkgever risico bij inspectie of ongeval. Vooral bij interim, studentenarbeid of seizoenswerk worden deze controles strenger toegepast door de sociale inspectie. Oplossing: Werk met een vaste checklist of gebruik een digitaal platform dat automatisch herinnert aan ontbrekende documenten. Zo verloopt de onboarding van nieuwe medewerkers juridisch correct en administratief volledig. 6# Geen nieuwe Dimona bij verlenging van het contract Een van de meest onderschatte fouten tijdens de tewerkstelling van tijdelijke medewerkers is het vergeten van een nieuwe Dimona bij contractverlenging. Wanneer een opdracht wordt verlengd of een student, interim of tijdelijke kracht langer blijft dan oorspronkelijk gepland, moet er een nieuwe Dimona-aangifte worden ingediend met de juiste begindatum. Wordt dit overgeslagen, dan wordt de medewerker officieel beschouwd als niet aangegeven, wat zware juridische gevolgen kan hebben. Bij een arbeidsongeval kan de werkgever zelfs volledig aansprakelijk worden gesteld, omdat er geen geldige registratie aanwezig is. Risico: Inspectiediensten kunnen boetes opleggen die oplopen tot duizenden euro’s, bovenop mogelijke regularisaties van sociale bijdragen. Oplossing: Registreer elke verlenging onmiddellijk via een nieuwe Dimona, of werk met een payrollsysteem dat automatisch een herinnering stuurt bij afloop van een contract. Zo blijft de tewerkstelling correct gedekt, zonder administratieve verrassingen. 7# Contracten fout beëindigen zonder juiste procedure Een veelgemaakte fout bij tijdelijke tewerkstelling is de veronderstelling dat een contract zomaar gestopt kan worden voor de einddatum. Dat is niet het geval. Wanneer een arbeidsovereenkomst vroegtijdig wordt beëindigd, of wanneer de samenwerking onverwacht stopt, gelden er specifieke regels, afhankelijk van het contracttype (interim, studentenovereenkomst of arbeidsovereenkomst voor bepaalde duur). Bij een verkeerde beëindiging riskeer je conflicten rond opzegtermijnen, loonrechten of zelfs schadevergoedingen. In bepaalde gevallen heeft een jobstudent of nieuwe medewerker recht op een opzeg, zeker wanneer de overeenkomst al enige tijd loopt. Zonder correcte toepassing kan de werkgever aansprakelijk worden gesteld. Oplossing: Informeer je op voorhand over de voorwaarden om een overeenkomst te beëindigen, of werk met een HR- of payrollpartner die dit automatisch opvolgt. Zo voorkom je betwistingen en waarborg je een juridisch correcte afronding van de tewerkstelling. 8# Extra regels voor studenten en flexi-jobbers negeren Studenten en flexi-jobbers vallen onder een ander statuut dan gewone werknemers en zijn gebonden aan specifieke wettelijke grenzen. Bij studentenarbeid geldt het contingent van 650 uren per jaar, waarbij de student werkt tegen verminderde sociale bijdragen. Wordt deze grens overschreden, dan vervalt het volledige voordeel en worden de prestaties onderworpen aan de gewone RSZ-tarieven. Ook voor flexi-jobbers bestaan duidelijke beperkingen. Zij moeten minstens 4/5de werken als hoofdactiviteit (of een gelijkgestelde situatie hebben, zoals pensioen), anders verliest de flexi-job het fiscale en sociale gunstregime. Als de voorwaarden niet correct worden nageleefd, kan de tewerkstelling worden hergekwalificeerd, met onverwachte bijdragen en correcties tot gevolg. Gevolg: Bij overschrijding van uren of een foutief statuut kunnen de bijdragen plots aanzienlijk stijgen. Werkgevers riskeren retroactieve regularisaties, sociale bijdragen met terugwerkende kracht en in sommige gevallen zelfs financiële sancties. Oplossing: Volg het statuut van elke jobstudent of flexi nauwgezet op via Student@work of via mycareer.be. Een correcte inschatting van uren en statuut voorkomt dat voordelen verloren gaan. Bonus Tip 1 – Slechte onboarding: alleen fysiek aanwezig is geen inwerken Een van de meest gemaakte fouten is denken dat onboarding stopt zodra de nieuwe medewerker op de werkvloer verschijnt. In realiteit begint het echte inwerken pas na de eerste begroeting. Nieuwe werknemers voelen zich vaak verloren wanneer ze geen handboek, structuur of preboardinginformatie ontvangen. Zonder duidelijke uitleg, nieuwe informatie of regelmatige check-ins blijft een interim of nieuwe collega alleen fysiek aanwezig, maar niet voorbereid om zelfstandig waarde toe te voegen. Bij slechte onboarding ontstaat er frustratie langs beide kanten. Nieuwe collega’s weten niet wanneer ze moeten werken of bij wie ze terechtkunnen, terwijl het team tijd verliest met improvisatie. Het verschil maken tussen succes en mislukking zit vaak in eenvoudige opvolging: maak duidelijke afspraken, bouw momenten in om feedback te verzamelen, en zorg dat iemand verantwoordelijk is voor het inwerken van nieuwe medewerkers. Een gestructureerde onboarding hoeft niet complex te zijn. Een kort handboek, een vast aanspreekpunt en een eerste dag met begeleiding volstaan om relaties op te bouwen en betrokkenheid van de kandidaat te versterken. Zo vermijd je dat onboarding uitmondt in één van de meest voorkomende fouten: iemand wel inschrijven, maar nooit echt laten starten. Bonus Tip 2 – Foute recruitmentkeuzes: geen juiste match of zelfstartend vermogen Veel problemen tijdens tewerkstelling ontstaan al in de wereld van recruitment. Wanneer een kandidaat wordt ingehuurd op basis van connecties of onder vriendjespolitiek boven objectiviteit, is de kans groot dat er geen juiste fit ontstaat. Recruitment kan de juiste interim professional het verschil maken, maar alleen als de selectie gebaseerd is op meetbare criteria zoals flexibiliteit van de kandidaat, zelfstartend vermogen en de bereidheid om als interim professional het verschil maken tussen teamondersteuning en tijdverlies. Vraag naar referenties die kunnen spreken over werkhouding, en gebruik interview scorecards om objectieve feedback te verzamelen. Sommige interim professionals worden vaak ingehuurd om snel impact te maken, maar niet iedereen beschikt over het zelfstartend vermogen van de kandidaat om zelfstandig waarde toe te voegen. Het vinden van de juiste tijdelijke werknemer vraagt daarom meer dan CV-screening alleen: betrek meerdere teamleden, stel vragen over betrokkenheid en maak duidelijke afspraken over beschikbaarheid. Gebruik van externe partners kan helpen om tijd en geld te besparen, zolang er aandacht is voor kwaliteit. Wanneer recruitment focust op korte termijn in plaats van duurzame inzetbaarheid, mis je de kandidaat die echt verschil kunnen maken. De juiste interim professional weet waarom hij wordt ingezet en kan vanaf dag één leveren. Alles correct regelen? Dat kan wél eenvoudig De meeste fouten tijdens onboarding ontstaan niet door onwil, maar door gebrek aan overzicht of manuele administratie. Contracten, Dimona, sectorbarema’s en documenten opvolgen vraagt precisie en net daar loopt het vaak mis. Met de juiste ondersteuning hoeft dat geen risico te zijn. Umeris Payroll maakt tijdelijke tewerkstelling administratief foutloos en juridisch correct. Onze software begeleidt elke stap van het proces, zodat je geen enkele verplichting over het hoofd ziet. Wat Umeris voor jou automatiseert: Automatisch correcte contracten en studentenovereenkomsten Tijdige en foutloze Dimona-aangiftes met het juiste statuut Toepassing van sectorbarema’s zonder manuele berekening Centrale en veilige opslag van alle documenten Signalen bij verlengingen of ontbrekende gegevens Resultaat: geen risico’s, geen boetes, geen dubbel werk, alleen zekerheid en eenvoud. Tijdelijke krachten inschrijven zonder zorgen? Ontdek hoe Umeris Payroll jouw onboardingproces volledig stroomlijnt.