Een eerste medewerker inschrijven is een belangrijke stap voor elk groeiend bedrijf. Toch komt er meer bij kijken dan enkel een contract ondertekenen. Van de juiste Dimona-aangifte tot het kiezen van het correcte type arbeidsovereenkomst: elk detail moet juridisch kloppen.
Bij tijdelijke tewerkstelling is dat extra belangrijk. Denk aan contracten van bepaalde duur, seizoenswerk of vervangingen, elk met zijn eigen regels en verplichtingen.
In dit artikel ontdek je stap voor stap hoe je jouw eerste werknemer correct inschrijft, welke administratieve documenten nodig zijn en hoe je ervoor zorgt dat de inschrijving volledig in orde is met de Belgische wetgeving.
Wanneer moet je een werknemer inschrijven?
Elke werkgever is verplicht om een nieuwe werknemer aan te geven voor de start van de werken via Dimona bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ).
Zo blijft de RSZ op de hoogte van je aanwerving en zijn alle sociale zekerheidsrechten van je medewerker correct geregistreerd.
Of het nu gaat om een tijdelijke tewerkstelling, voltijdse arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur of een contract van bepaalde duur, de melding moet altijd op tijd gebeuren.
Wie dit te laat doet, riskeert boetes en verliest eventuele RSZ-verminderingen of steunmaatregelen voor de eerste aanwerving.
Met Umeris Payroll verloopt die Dimona-aangifte automatisch, zodat je nieuwe medewerker meteen correct is ingeschreven.
Kies het juiste type arbeidsovereenkomst
Bij een tijdelijke aanwerving kies je steeds voor een arbeidsovereenkomst van bepaalde duur of voor een specifiek project.
Zo leg je duidelijk vast wanneer het contract start en eindigt, en voorkom je dat het automatisch wordt beschouwd als een contract van onbepaalde duur.
Een correct opgesteld contract vermeldt de looptijd, het brutoloon, de arbeidsregeling en de belangrijkste rechten en plichten van werkgever en werknemer.
Met Umeris Payroll stel je dit soort tijdelijke contracten eenvoudig digitaal op, volledig conform de wet en klaar vóór de eerste werkdag.
Verzamel de nodige gegevens van de werknemer
Voor je een eerste werknemer aanwerft, moet je enkele belangrijke formaliteiten regelen vóór de eerste werkdag.
Je hebt de persoonlijke gegevens nodig van je nieuwe medewerker, zoals rijksregisternummer, adres, brutoloon en arbeidsregeling.
Daarnaast ben je verplicht om een arbeidsreglement op te stellen. Dit kan in theorie zelf maar dat wordt sterk afgeraden.
Vergeet ook niet de dienst voor preventie en bescherming te kiezen en minstens één preventieadviseur aan te duiden.
Wie tijdelijk personeel in dienst neemt, moet deze stappen volgen om aan alle verplichtingen als werkgever te voldoen. Zo verloopt de aanwerving van personeel correct en start je eerste werknemer in dienst zonder zorgen.
Meld de werknemer aan via Dimona
Elke werkgever moet een nieuwe werknemer in dienst tijdig via Dimona aangeven bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ).
Die melding moet gebeuren voor de start van de werken, zodat de RSZ op de hoogte houdt van de aanwerving en de sociale zekerheid correct wordt toegepast.
Met Umeris Payroll gebeurt de Dimona-aangifte automatisch, zodat je een medewerker kunt aanwerven zonder administratief gedoe en toch volledig in orde bent met alle verplichtingen als werkgever.
Registreer de arbeidsovereenkomst correct
Wanneer je je eerste werknemer aanwerft, moet het contract volledig in orde zijn vóór de eerste werkdag. Vermeld duidelijk de looptijd, brutoloon en andere relevante zaken.
Daarnaast ben je als werkgever verplicht om een arbeidsongevallenverzekering af te sluiten en een externe dienst voor preventie te kiezen om de bescherming op het werk te garanderen.
Met Umeris Payroll regel je alles wat nodig is om een medewerker zonder zorgen tijdelijk in dienst te nemen.
Controleer vergunningen en documenten bij buitenlandse werknemers
Wanneer je een tijdelijke werknemer uit het buitenland inschrijft, gelden extra formaliteiten.
Voor medewerkers van buiten de EU is altijd een arbeidsvergunning of een Single Permit nodig om legaal te mogen werken.
Je bent als werkgever ook verplicht om deze documenten te controleren voor de start van de werken.
Automatiseer je inschrijvingsproces met payrollsoftware
Het aanwerven van je eerste werknemer neemt veel administratieve verplichtingen met zich mee: loonberekening, werkgeversbijdragen, extralegale voordelen en de Dimona-aangifte moeten allemaal correct geregeld worden voor de eerste werkdag.
Een digitale oplossing zoals Umeris Payroll neemt veel administratieve verplichtingen uit handen.
Of je nu je eerste werknemer aanwerft, een tijdelijke vacature invult of meerdere profielen wilt werven, payrollsoftware helpt je om alles foutloos te verwerken en tijd te besparen.
Veelgestelde vragen over tijdelijke tewerkstelling: waar kunt u terecht?
1. Wat moet ik weten over het aanwerven van mijn eerste medewerker?
Wie een eerste werknemer aanwerft, moet zich vooraf inschrijven bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) en alle wettelijke stappen volgen.
Gebruik dit stappenplan om te weten wat je moet regelen voor de eerste werkdag, van contractopmaak tot de keuze van een interne dienst of externe preventiedienst.
2. Hoeveel kost je eerste werknemer precies?
De totale kost hangt af van het brutoloon, de werkgeversbijdrage, en eventuele extralegale voordelen zoals maaltijdcheques of vakantiegeld.
Sommige bedrijven kunnen gebruikmaken van vrijstelling of doelgroepvermindering per kwartaal om de loonkosten te verlagen.
3. Moet ik aansluiten bij een kas voor jaarlijkse vakantie?
Als je arbeiders in dienst neemt, moet je je aansluiten bij een kas voor jaarlijkse vakantie die het vakantiegeld uitbetaalt.
Voor bedienden wordt dat rechtstreeks door de werkgever geregeld.
4. Wat als ik een interne dienst of preventieadviseur moet aanstellen?
Elke werkgever is verplicht om minstens één preventieadviseur aan te duiden of de rol van preventieadviseur op te nemen.
Dat garandeert de bescherming op het werk en zorgt ervoor dat alles veilig verloopt wanneer je beslist om je eerste werknemer aan te werven.
5. Zijn er steunmaatregelen of premies bij een eerste aanwerving?
Ja, er bestaan verschillende premies en doelgroepverminderingen die de loonkosten verlagen wanneer je beslist om een eerste medewerker aan te werven of een tijdelijk contract af te sluiten.
Zo krijg je financiële steun om een onderneming op te richten en vlot aan de slag te gaan met nieuw talent.